E-Mail-Archivierung ist Pflichtaufgabe

Die Archivierungsmethoden

Zur automatischen Archivierung stehen drei Standardmöglichkeiten zur Verfügung:

1. Die zeitgesteuerte Archivierung:

Hier werden alle Mails nach einer bestimmten Zeitspanne in definierten Ordnern archiviert. Diese Variante ist schnell implementiert und sorgt für eine kontinuierliche Entlastung des Mail-Servers. Eine Variante ist die regelbasierte Archivierung, mit der E-Mails nur dann archiviert werden, wenn sie auch in einem zusätzlichen Ordner gespeichert sind. Sie setzt voraus, dass der Empfänger die E-Mails in den zusätzlichen Ordner verschiebt.

2. Die direkte Postfacharchivierung:

Dabei werden alle E-Mails sofort nach dem Eintreffen archiviert - wahlweise auch die privaten. Aus Datenschutzgründen ist diese Methode hauptsächlich für Funktionspostfächer wie info@ unternehmen.de geeignet. Der Archiv-Server muss hochverfügbar sein, denn die Benutzer greifen direkt auf ihn zu.

3. Archivierung nach Erreichen von Speichergrenzwerten:

Diese Methode eignet sich speziell für Exchange-Server. Hier bietet sich beispielsweise bei einer Mailbox-Größe von 100 MByte ein oberes Limit von 90 und ein unteres von 60 Prozent an. Ist der Maximalwert erreicht, archiviert das System automatisch - so lange, bis der untere Grenzwert unterschritten ist.

Eine Sondervariante betrifft die Aktivierung der Journal-Archivierung im Exchange- beziehungsweise Domino-Server. Dabei wird von jeder ein- und ausgehenden E-Mail eine Kopie erzeugt und in einem definierten Postfach gespeichert.