E-Mail-Archivierung ist Pflichtaufgabe

E-Mail-Policies sind unabdingbar

Welche E-Mail-Mengen Tag für Tag bewältigt werden müssen, zeigt das Beispiel eines mittelständischen Unternehmens in Deutschland: Für 800 Mitarbeiter sind insgesamt 650 Mailboxen eingerichtet. Täglich treffen zirka 10.000 Mails ein. Selbst wenn sie nach Relevanz gefiltert werden, verbleiben 6000 Mails, die archiviert werden müssen.

Die Datenflut verführt zu einem unvorsichtigen Umgang der Anwender mit den eingehenden Mails. Daher müssen sie mit Hilfe von E-Mail-Policies sensibilisiert werden. Dazu gehört etwa das Aktivieren des Abwesenheitsagenten während des Urlaubs. Empfehlenswert ist die Verabschiedung einer Betriebsvereinbarung zur Nutzung privater E-Mails. Außerdem sollten die Mitarbeiter eine Belehrung über die Archivierung, Filterung und automatisierte Virenprüfung aller E-Mails erhalten sowie unterzeichnen.

Unabhängig davon, ob ein Unternehmen private Mails gestattet oder nicht - eine flächendeckende Kontrolle der Mails ist unzulässig. Eine Kompromisslösung ist die Einrichtung eines Ordners für persönliche Mails. Der Anwender ist dann verpflichtet, persönliche Mails sofort aus dem Posteingang in den Privat-Ordner zu verschieben. Ein Restrisiko bleibt, weil mutwilliges oder fahrlässiges Verschieben einer geschäftsrelevanten Mail in den Privatordner beziehungsweise das Löschen der Mail vor der Archivierung des Posteingangs nicht ausgeschlossen werden kann.