Wir brauchen eine E-Mail-Kultur

Kaum einer kennt seinen E-Mail-Client

Je nach Unternehmensgröße und Technikaffinität der Mitarbeiter, lassen sich diese Themen laut Fischer am besten im Rahmen einer Live-Präsentation besprechen und deren Inhalt anschließend in kurzer, prägnanter Form im Intranet veröffentlichen. Zudem sollten Unternehmen sowohl neue als auch langjährige Mitarbeiter regelmäßig für den Umgang mit dem jeweiligen Mail-Client schulen.

Oft ist den Anwendern gar nicht bekannt, welche Features moderne E-Mail-Clients heute bereitstellen (siehe auch die Übersichten auf der letzten Seite des Beitrags zu den neuen Features in "Outlook 2007" und "Lotus Notes 8.x"). Wo das nicht möglich ist, sollten zumindest Tipps oder Informationen über neue Funktionen im Intranet nachzulesen sein. In der Praxis werden bis heute Schulungen für E-Mail-Clients meistens völlig vergessen - vielleicht auch, weil davon ausgegangen wird, dass sich jeder Nutzer diese Dinge auch nebenbei selbst beibringen kann.

Auch die Nutzung von E-Mail über das Web oder mobile Geräte wie Smartphones oder Blackberrys können die Lage entspannen, erläutert Fischer. Mitarbeiter könnten so von unterwegs ihre Post erledigen, statt sich nach längerer Abwesenheit im Büro durch Hunderte Mails arbeiten zu müssen. "Wir raten aber Kunden, sich nicht von Blackberry und Co. ihren Alltag diktieren zu lassen." Vielmehr seien auch hier ein bewusster Umgang und Schulungen nötig. Es reiche eben nicht, Beschäftigte mit solchen Geräten auszurüsten und es ihnen zu überlassen, was sie damit machen. Einfache Nutzungsregeln könnten etwa die Präsenzpflicht (nach 19.00 Uhr werden Mails nicht mehr beantwortet) oder den "Push"-Dienst (darf abgeschaltet werden) betreffen.

Hilfe gegen die E-Mail-Flut verspricht auch die Nutzung virtueller Arbeitsräume, in denen sich Teams zusammenfinden können. Solche Teamspaces helfen bei der gemeinsamen Projektarbeit, da in den geschützten Arbeitsräumen eine schnelle Kommunikation und ein einfacher Datenaustausch möglich sind. Zudem können sich Nutzer schnell und einfach einen Überblick über Arbeitsschritte und den Verlauf von Diskussionen verschaffen. Dies wirkt sich auch positiv auf die Speicher- und Infrastrukturkosten aus, da der Mail-Verkehr abnimmt.