Wir brauchen eine E-Mail-Kultur

Hilfe durch E-Mail-Archivierung

Die Folgen der ineffizienten E-Mail-Nutzung bekommen Administratoren und die IT täglich zu spüren: E-Mail-Server sind nicht mehr verwaltbar, und der manuelle Aufwand, mit dem sich E-Mails finden oder bei Verlust wiederherstellen lassen, wächst. Ebenso wird eine angemessene Speicherung elektronischer Nachrichten und die Einhaltung rechtlicher Anforderungen in diesem Chaos immer schwieriger. Guido Schmitz, Vorstand der Pentadoc AG, warnt: "E-Mails mit geschäftlicher Relevanz gehören nicht in separate Archive und Datentöpfe wie E-Mail-Postfächer, sondern müssen zusammen mit den anderen Geschäftsdokumenten zentral zugreifbar und verwaltbar den jeweiligen Geschäftsprozessen in einer elektronischen Akte zugeordnet sein." Für diese Aufgaben bieten heute viele Hersteller E-Mail-Archivierungsprodukte an, die oft vorhandene Collaboration-Lösungen wie "Lotus Domino" oder "Microsoft Exchange" erweitern und entlasten.

Voraussetzung für eine effiziente und sichere Archivierung ist aber, dass es im Unternehmen festgelegte Geschäftsregeln und -prozesse für eine automatische Zuweisung der richtigen Dokument- und Routing-Informationen gibt (Lesen Sie die Tipps zur E-Mail-Archivierung). Analog zu Papierdokumenten in der automatisierten Posteingangsbearbeitung können E-Mails dann zu einem integralen Bestandteil der Geschäftsprozesse werden und diese unter Umständen sogar automatisch auslösen. Dies würde nicht nur den Arbeitsaufwand der Benutzer, sondern auch das Fehlerrisiko bei der Ein - und Zuordnung senken, erwartet Schmitz.

Archivlösungen bieten heute beispielsweise diverse Analyseverfahren, um E-Mails anhand ihrer Attribute (Betreff, Zusammenfassung der Mail, Absender, Anhang) automatisch zu sortieren. Spezielle Lösungen für E-Mail-Response-Management sollen zudem die Verarbeitung großer E-Mail-Mengen erleichtern und Mitarbeitern bei der automatisierten Beantwortung der elektronischen Post helfen (ausführliche Informationen zu den Funktionen von E-Mail-Archivierungslösungen finden Sie hier).

Für mehr Sicherheit und Produktivität könnten aber nicht nur ein höherer Automatisierungsgrad bei der E-Mail-Archivierung und eine bessere Prozessintegration sorgen. Ebenso kommt es auf den einzelnen Mitarbeiter an. Der richtige Umgang mit elektronischer Post wird jedoch in Unternehmen meistens nicht trainiert, bemängelt Berater Fischer: "Es würde den Betroffenen sehr helfen, sich an einheitlichen Nutzungsregeln orientieren zu können, die neben Rechtsvorschriften und Policies auch Best Practices enthalten" (Siehe aber auch die Mythen, die sich um eine rechtskonforme Archivierung ranken).

Diese sollten beispielsweise erläutern, wie Verteilerlisten (CC, BCC) zu nutzen sind, oder festlegen, wie schnell eine Mail zu beantworten ist. Gerade über den letzten Punkt herrschen in Unternehmen - auch angesichts der verbreiteten Blackberry-Nutzung - sehr unterschiedliche Vorstellungen bei den Mitarbeitern. Hilfreich sind ferner Tipps zum richtigen Verfassen (Etikette) und zur Strukturierung von E-Mails (Bullet Points) oder wie eine aussagekräftige Betreffzeile auszusehen hat. Letztere sollte nicht auf Abkürzungen wie "fyi" verzichten und angeben, ob die Mail nur zur Info oder zur Beantwortung gedacht ist (siehe zur persönlichen Arbeitsorganisation auch den Beitrag über das alltägliche E-Mail-Chaos").