Wer richtig sucht, braucht keine Ordnung

Client-Programm oder Indexserver

Generell problematisch ist, dass die Suche selbst normalerweise deutlich mehr Zeit kostet als in der geordneten Welt der Dokumentenmanagement-Systeme. Abhilfe schaffen Suchwerkzeuge, die auf den Unternehmenseinsatz vorbereitet sind und mit einem zentralen Indexserver arbeiten, der seine Volltextindizes selbstständig regelmäßig auf den neuesten Stand bringt. Dieser Ansatz löst auch das Problem, dass auf Clients installierte Suchmaschinen die Leistung des jeweiligen Anwender-PCs spürbar in Anspruch nehmen können - was wiederum keinen Nachteil darstellt, wenn das Suchen an einem bestimmten PC die Hauptaufgabe darstellt. Nur auf schnellen Rechnern lohnen sich reine Client-Programme, die selbst Indizes erstellen. Darüber hinaus können Volltextindizes zu großen Dateien anwachsen, wenn ein Anwender viele textlastige Dokumente in verschiedenen Sprachen speichert.

Zwei typische Beispiele für intern verwendbare Suchsoftware stellen die Produkte "Cool Find" von Nihuo Software als einfaches Client-Programm und "Enterprise Search" von Copernic als servergestütztes System mit automatischer Indizierung dar.

Cool Find ist ein simples Programm, dass alle von einem Client aus erreichbaren Laufwerke nach Informationen in Dateinamen und Dateiinhalten scannt. Als Business-Tool für gelegentliche Recherchen eignet sich das System deshalb, weil es neben typischen Standard-, Multimedia- und Webdateitypen alle Office-Formate durchsuchen kann, und zwar auch in gepackten Archiven. Im Repertoire ist auch das PDF-Format des Adobe-Acrobat-Systems. Ein sinnvolles Feature ist die Möglichkeit, einmal zusammengestellte Suchabfragen - etwa die zu durchsuchenden Dateiformate und die mit Boole’scher Logik kombinierten Suchwörter - für die spätere Verwendung abzuspeichern. Der Implementierungsaufwand beschränkt sich auf die Client-Installation. Informationen über ein weiteres Suchprogramm, "Superior Search", finden Sie in dieser Ausgabe auf Seite 31.

Das Copernic-System ist für höhere Anforderungen konzipiert, wobei der Katalog der Dateitypen und die Verfeinerungsfunktionen ähnlich sind. Das Produkt arbeitet servergestützt, wobei die Hardwareanforderungen moderat sind: Ein Pentium-II-Rechner mit 512 MByte RAM und 800 MHz Taktfrequenz unter Windows 2000 oder NT 4 reicht, allerdings sollte genug Platz für die Indizes zur Verfügung stehen. Enter-prise Search durchkämmt Intranets, Extranets und Windows-Dateisysteme und indiziert alle Dateien automatisch, die dort neu auftauchen oder verändert werden. Die Update-Startzeiten für die Indizes lassen sich individuell einstellen. Die Anwender rufen den Server als Intranet-Server auf und geben ihre Suchanfragen in eine Webmaske ein, die der Administrator individuell modifizieren und mittels ASP-Technik in bestehende Unternehmensportale einbinden kann. Auf Wunsch kann die Suche auf E-Mails und Anhänge in Exchange-Servern und aufs Internet ausgedehnt werden.