Vorher oder nachher: Richtige E-Mail-Archivierung

Organisatorische Lösungen

In diesem Zusammenhang bedeutet Datensicherung noch keine Revisionssicherheit. Im Falle des Datenverlusts lassen sich zwar Dateien zurückspielen, jedoch ist damit nicht die Anforderung der Unveränderbarkeit der gespeicherten Daten gewährleistet, die beispielsweise mit einer Archivierung auf optischen Medien besteht. „Die Trennung von E-Mails nach diesen Qualitäten wäre eine Option“, meint Hartung-Aubry. „Hier sind organisatorische und technische Lösungen denkbar, müssen aber zum Ablauf einer Organisation passen.“ Bei organisatorischen Lösungen sei vorstellbar, dass nur der Inhalt bestimmter Postfächer abgelegt wird, wenn sicherzustellen ist, dass alle aufbewahrungspflichtigen E-Mails auch nur dort ankommen beziehungsweise verschickt werden.

Technische Lösungen basieren entweder auf manueller oder automatischer Trennung. Die manuelle Vorgehensweise ist mit dem geringsten technischen Aufwand zu implementieren, langfristig jedoch aufwendig und fehlerträchtig. „Eine automatische Trennung ist zwar wünschenswert, aber derzeit noch nicht verfügbar, obwohl dieses eine Domäne von Anbietern fortgeschrittener Suchtechnologien wäre“, konstatiert Hartung-Aubry. (mje)

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag von ECMguide.de.