Vorher oder nachher: Richtige E-Mail-Archivierung

Revisionssicherheit der archivierten E-Mails

Die revisionssichere Speicherung von unternehmensrelevanten E-Mails wird in GDPdU und AO gefordert. Vor dem Gesetz muss alles archiviert werden, was für eine betriebliche Überprüfung und die Transparenz des Unternehmens relevant ist. „Die gesetzlichen Neuregelungen im Steuersenkungsgesetz vom 23. Oktober 2000 machen die gezielte Bereitstellung von E-Mails auch Jahre nach ihrem Eingang beziehungsweise Versand zu einer Standardforderung“, sagt Thomas Hartung-Aubry, Director Product Management bei GFT Solutions. „Den Finanzbehörden ist dadurch ein erweitertes Zugriffsrecht auf alle Unternehmensdaten mit steuerlicher Relevanz eingeräumt worden.“

Die ständig gewachsene Bedeutung der E-Mail-Kommunikation bei der Anbahnung und Durchführung von geschäftlichen Aktivitäten hat dazu geführt, dass die Details einzelner Geschäftsvorgänge häufig nur noch anhand der entsprechenden E-Mails nachvollziehbar sind. „E-Mails und ihre Anhänge enthalten Angebote, Aufträge, Preisabsprachen, Kalkulationen, Verträge“, erläutert Hartung-Aubry. „Kurz gesagt: steuerlich relevante Unterlagen, die nach § 147 der Abgabenordnung (AO) über sechs bis zehn Jahre aufbewahrungspflichtig sind.“