Vorher oder nachher: Richtige E-Mail-Archivierung

Zusätzliche Archivierung durch Anwender sinnvoll

E-Mails, die aus rechtlichen Gründen unveränderbar aufzubewahren sind, müssen zwangsläufig vor dem Zustellen in die Postbox des Nutzers wegarchiviert werden. „Das reduziert jedoch nicht den Platzbedarf der Mails und ermöglicht nur eingeschränkt die Zuordnung zu elektronischen Akten“, verweist Volker Schlenker, Sales Engineer IBM Software bei Magirus. „Deswegen sollte im Normalfall zusätzlich eine Archivierung durch den Anwender stattfinden – ohne dass die Mail zweifach vorgehalten wird (Stichwort: Single Instance Store).“ Der User ordnet dann die E-Mails nach bestimmten geschäftsrelevanten Kriterien und ermöglicht dadurch die Integration in elektronische Akten.

„Die Archivierung nach Bearbeitung der E-Mail bietet den Vorteil, dass der Anwender eine gewisse Filterfunktion übernimmt und die Wichtigkeit der Information beurteilt, bevor sie archiviert wird“, meint auch Herbert Höhlein, Sales Director Enterprise Vault bei Veritas. Eine Lösung sollte beispielsweise die folgenden drei Optionen bieten: Mails lassen sich direkt nach Eingang oder nach Bearbeitung archivieren, zusätzlich ist es möglich, beide Optionen zu wählen. Jedes Unternehmen wählt die für seine Zwecke maßgeschneiderte Policy aus. „Werden im letzteren Fall unterschiedliche Aufbewahrungs-Policies angewendet – so zum Beispiel lediglich zwei bis drei Jahre Aufbewahrung zu Compliance-Zwecken – kann dies eine absolut sinnvolle Alternative sein“, meint Höhlein.