Urlaubsregelung - in Outlook 2013 mit Postfachberechtigungen arbeiten

Stellvertreter in Outlook definieren

Wollen Sie einem Assistenten oder einem anderen Mitarbeiter Rechte auf Ihr Postfach zuweisen, ist die Konfiguration der Stellvertreterrechte effizienter als die Freigabe der einzelnen Ordner in Outlook. Stellvertreter konfigurieren Sie auf der Registerkarte Datei über Kontoeinstellungen\Zugriffsrechte für Stellvertretung.

Im neuen Fenster wählen Sie über Hinzufügen den Benutzer aus dem Adressbuch aus, dem Sie Rechte für Ihr Postfach zuweisen wollen. Anschließend können Sie dem entsprechenden Anwender im neuen Fenster für jeden Ordner in Ihrem Postfach Rechte zuweisen.

Aktivieren Sie die Option Stellvertretung kann private Elemente sehen, kann die Stellvertretung auch Aufgaben und Termine lesen, die Sie als Privat klassifiziert haben (über das Menüband des Elements). Ohne die Aktivierung sieht der Stellvertreter, dass ein Termin im Kalender steht, aber nicht, worum es in dem Termin geht. Bestätigen Sie alle Fenster und schließen Sie die Konfiguration ab.

Sie können in den Einstellungen für Stellvertreter auch die Option Erhält Kopien der an mich gesendeten Besprechungsnachrichten aktivieren. In diesem Fall sendet der Exchange-Server oder Office 365 automatisch alle Besprechungsanfragen, die an Sie gesendet werden, auch an den Stellvertreter. Dieser kann die Anfragen annehmen oder ablehnen. Sie sehen in Ihrem Postfach, ob der Stellvertreter bereits akzeptiert oder abgelehnt hat. Als Stellvertreter sehen Sie ebenfalls, ob die Besprechungsanfrage an Sie direkt oder an Sie als Stellvertreter gesendet wurden, und können entsprechend akzeptieren oder ablehnen.

Sie können die Rechte für Stellvertreter nachträglich über die Eigenschaften der jeweiligen Ordner in der Ordnerliste anpassen. Hier haben Sie die gleichen Möglichkeiten wie bei der manuellen Erteilung von Rechten.