Reisekosten senken im Mittelstand

Software-Tools für das Reisekostenmanagement

Zusätzliches Einsparpotenzial bieten spezielle Softwarelösungen für das Reisekostenmanagement. Diese Tools integrieren die Reisekostenrichtlinie direkt in das System und wenden sie in jedem Schritt des Geschäftsreiseprozesses automatisch an - von der Reisebuchung bis hin zur Rückerstattung.
Da die Systeme die Kosten transparent machen, lassen sich auch versehentliche oder absichtliche Verstöße gegen die Reisekostenrichtlinien aufdecken und finanzielle Nachteile für das Unternehmen vermeiden. Teil solcher Produkte ist zudem eine spezielle Buchungssoftware für den PC oder das Smartphone, die bestimmte Flug- oder Hoteloptionen automatisch hervorhebt, wenn sie den internen Richtlinien entsprechen.

„Reisekosten sind in den meisten Unternehmen der zweitgrößte variable Kostenblock“, sagt Matthias Linden, Regional Sales Director bei Concur. „Wer sie mit Hilfe entsprechender IT-Lösungen näher analysiert, kann einiges Sparpotential aufdecken. So kann zum Beispiel eine genaue Analyse des Reiseverhaltens ermitteln, welche Reisen sich durch Telefon- oder Videokonferenzen ersetzt lassen.“

Reisekosten sparen – ein Beispiel aus der Praxis

Welche konkreten Tricks in der Praxis angewendet werden, hat uns die für Geschäftsreisen zuständige Mitarbeiterin eines Münchner Mittelständlers aus dem Pharmabereich verraten. Aus Datenschutzgründen wollte sie nicht genannt werden:

„Wir buchen viel über Agenturen wie Amex, BCD Travel oder HRG Germany. Das ist preiswerter als wenn man es selbst macht. Diese Agenturen können Reisen billiger anbieten, weil sie massenweise buchen und Verträge mit großen Hotels haben. Grundsätzlich halten wir unsere Mitarbeiter an, öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen. Dann gehts statt mit dem Taxi mit der S-Bahn zum Flughafen. Die meisten akzeptieren das klaglos und verzichten auf das prestigeträchtige Taxi. Gleiches gilt für Flug- und Bahnreisen: 1.Klasse-Reisen sind bei uns tabu.

Wenn Mitarbeiter viel mit der Bahn fahren, statten wir sie mit einer Bahncard aus. Die Bahncard 50 gewährt – bei einmaligen Kosten von 250 Euro pro Jahr - immerhin 50 Prozent Rabatt. Im Extremfall, bei Mitarbeitern, die sehr viel mit der Bahn reisen, lohnt sich auch eine Bahncard 100, mit der man dann ganz kostenlos fahren kann.

Unabhängig von der Bahncard-Ausstattung versuchen wir, Reisen möglichst früh zu buchen. Man sollte mindestens 14 Tage vor Reiseantritt buchen. Grundsätzlich gilt: Je früher gebucht wird, desto mehr lässt sich sparen. Bei Flug- und Bahnreisen buchen wir auch immer über das Web, weil die Buchungen via Internet günstiger sind als Offline.

Was die Hotelauswahl betrifft: Wir haben mehrere Filialen und Veranstaltungsorte und buchen dort immer dieselben, preisgünstigen Hotels. Mit denen haben wir auch Sonderkonditionen ausgehandelt. Ansonsten buchen wir Hotels über Portale wie hrs, das ist günstiger als eine direkte Hotelbuchung.

Grundsätzlich halten wir unsere Mitarbeiter an, wenig zu verreisen und insbesondere Fernreisen zu vermeiden. Tagungen halten wir möglichst zentral ab, damit viele im Firmenauto hinfahren können. Und ganz wichtig auch: Meetings früh um 9 oder 10 Uhr sind ungünstig, weil man dann eine Übernachtung braucht. Besser ist es, Meetings später anfangen zu lassen, weil man dann am Vormittag anreisen kann und sich eine Übernachtung spart.“ (wh)