Reisekosten senken im Mittelstand

Preisvergleiche im Web lohnen sich

Auch wer nicht auf solche Dienstleister zurückgreift, sollte das Einsparpotential des Internets nutzen: Mit Online-Preisvergleichen beispielsweise. „Viele Unternehmen können durch einen Online-Preisvergleich erhebliche Kosten bei Geschäftsreisen sparen", sagt Marcel Radzei, Geschäftsführer des Flugpreisvergleichs billigflieger.de. Rund 30 Prozent aller Flüge auf dem Portal werden von Unternehmen gebucht. "Sowohl die Recherche über das Reisebüro als auch der manuelle Vergleich durch das eigene Personal verursachen einen Aufwand“, erläutert Radzei. „Nicht immer wird der günstigste Tarif gefunden. Durch einen einfachen Online-Preisvergleich können Unternehmen bei uns in Sekunden kostenfrei die günstigsten Flüge finden."

Nach seiner Einschätzung besteht bei Geschäftsreisen ein erhebliches Einsparpotenzial, da Flugkosten häufig die Hälfte der Gesamtkosten ausmachten. Durch intelligente Filterfunktionen, zum Beispiel nach Abflug- und Ankunftszeit, könne die Suche zudem exakt auf die eigenen Geschäftstermine abgestimmt werden.

Rabatte nutzen bei Reiseanbietern

Durch die vermehrte Nutzung bevorzugter Anbieter lassen sich auch Preisnachlässe aushandeln. Das bedeutet, dass aufgrund des Reisevolumens bestimmte Sonderkonditionen verhandelt werden, um so Reisekosten zu sparen. Wird die gleiche Reiseroute beispielsweise von vielen Mitarbeitern sehr oft befahren oder beflogen, können mit den Transportunternehmen Rabattverträge ausgehandelt werden. Gleiches gilt für Hotels und Hotelketten. Ein Hotel, in dem pro Jahr 100 oder 200 Mitarbeiter übernachten, wird gern über Sonderkonditionen verhandeln.

Auch wenn viele Mitarbeiter zur gleichen Zeit verreisen müssen, sollte man Rabatte aushandeln. Die Reisepartner sind aufgrund des Reisevolumens meist gerne bereit, bestimmte Sonderkonditionen zu gewähren. Neun von zehn Unternehmen mit einem Geschäftsreise-Budget ab 50.000 Euro verhandeln bereits Angebote nach, wie die VDR-Studie zeigt. 45 Prozent der Unternehmen setzen bei den Flugtickets an, 58 Prozent bei den Übernachtungskosten.

Eine besonders wichtige Stellschraube ist die Verlängerung der Buchungsvorläufe. Wenn bekannt ist, dass in einem oder einem halben Jahr eine wichtige Messe oder Konferenz ansteht, kann mit einer Sofortbuchung der Reise Geld gespart werden. In einigen Firmen liegt dieser Anteil langfristig planbarer Reisen bei bis zu 25 Prozent. Wenn hier die Vorausbuchungsfristen genutzt werden, reduziert das die Flug- oder Bahnkosten ganz beträchtlich.

Firmenkreditkarten vereinfachen die Reisekostenabrechnung

Mit Firmenkreditkarten lassen sich ebenfalls Kosten sparen. Solche Karten bieten meist ein spezielles Management-Informationssystem und vereinfachen die Spesenabrechnung. Über ein zentrales Abrechnungsmedium werden alle Leistungen, die im Vorfeld der Reise gebucht werden, erfasst und bezahlt. Während der Geschäftsreise nutzen die Mitarbeiter dann eine einheitliche Firmenkreditkarte für alle vor Ort anfallenden Ausgaben, darunter etwa Verpflegungskosten.

Die Firmenkreditkarte lässt sich weltweit als Zahlungsmittel und zum Abheben von Bargeld einsetzen. Sie ersetzt die sonst üblichen Vorschusszahlungen: Geschäftliche und private Ausgaben können so exakt getrennt werden. Kosten, die während einer Reise entstehen, können bereits unterwegs als Übersicht in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Gerade Mittelständler können mit Hilfe der Kreditkarten die Reise also perfekt analysieren.

Etliche Kartenunternehmen wenden sich ganz gezielt an den Mittelstand, da es hier noch Nachholbedarf gibt: In einer Umfrage gaben sich nur 23 Prozent der KMUs als Firmenkreditkartennutzer zu erkennen. American Express bietet beispielsweise mit der Goldversion eine Karte für kleine und mittelständische Unternehmen, ebenso MasterCard und Visa.