Elektronische Archivierung - Missverständnisse und Mythen

Nicht verunsichern lassen

Wer eine elektronische Archivlösung plant, sollte sich nicht durch Äußerungen verunsichern lassen, die häufig von Anbietern stammen, die aus eigenwirtschaftlichem Interesse Rechtsanforderungen formulieren, für welche es objektiv betrachtet keine Rechtsgrundlage gibt.

Die Panikmache einiger Marktteilnehmer kurz nach Veröffentlichung der GDPdU beispielsweise durch Aussagen wie: "CD und DVD sind nicht GDPdU-gesetzeskonform" ist ein prominentes Beispiel für den immer wieder anzutreffenden Versuch, neu formulierte Rechtsanforderungen durch Überinterpretation und Verunsicherung für eigene Verkaufswünsche auszunutzen. Anwender sollten ihre Rechtslage und Verpflichtungen zunächst klären, bevor sie in vorauseilendem Gehorsam unnötige "Compliance"-Investitionen tätigen.

Allerdings ist zu empfehlen, beim Systemaufbau Techniken und Verfahren einzusetzen, die den Anforderungen der GOBS standhalten: Es handelt sich hierbei um dieselben Anforderungen, die auch an Buchführungssoftware gestellt werden - nicht mehr und nicht weniger.

Die Einhaltung der üblichen Sorgfaltspflicht sowie die Führung einer Verfahrensdokumentation sind zwingende und in den meisten Fällen ausreichende Grundlagen für einen rechtskonformen Archivbetrieb. (mje)

Dieser Artikel basiert auf einer Publikation unseres Schwestermagazins Computerwoche.