Elektronische Archivierung - Missverständnisse und Mythen

Signierte Dokumente brauchen keinen neuen Schlüssel

Findet der geschäftsmäßige Belegaustausch elektronisch statt und übermittelt der Lieferant seine Rechnung per E-Mail, so muss diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur ausgestattet sein, sonst darf der Empfänger die enthaltene Umsatzsteuer nicht abziehen (siehe Paragraf 14 Umsatzsteuergesetz). Aus Beweisgründen muss der Empfänger die Rechnung, die Signatur und streng genommen das Signaturprüfprotokoll elektronisch aufbewahren.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat für das Jahr 2008 neue Schlüssellängen für die Bildung von elektronischen Signaturen vorgegeben. Von einigen Herstellern für Signaturlösungen wird nun verbreitet, dass bereits archivierte Dokumente, deren elektronische Signatur mit einer geringeren Schlüssellänge erstellt wurde, nachträglich neu mit einer angepassten Schlüssellänge signiert werden müssten. Diesbezüglich gab es von der Audi AG im Jahr 2007 eine Anfrage, die das Bundesfinanzministerium allgemeinverbindlich mit dem Hinweis beantwortete, dass "eine Übersignierung durch den aufbewahrungspflichtigen Unternehmer aus umsatzsteuerlichen Gründen nicht erforderlich" ist.

Eine Entscheidung über die Notwendigkeit zur Nachsignierung von Dokumenten, die aufgrund der im SGB verankerten Pflichten signiert wurden, steht noch aus.

Keine Pflicht zur vollständigen Archivierung von E-Mails

In den letzten Jahren ist gehäuft zu vernehmen, dass Unternehmen verpflichtet seien, ihre komplette E-Mail-Korrespondenz elektronisch aufzubewahren. Aus handelsrechtlicher Sicht allein ist eine solch umfassende Archivierungsverpflichtung nicht abzuleiten, wohl aber die Aufbewahrungspflicht von E-Mails, die als Handelsbrief beziehungsweise Beleg fungieren (zum Beispiel Angebote und Rechnungen). Hierfür ist im Handelsrecht allerdings keine Formvorschrift fixiert - eine papiergebundene Aufbewahrung des Ausdrucks wäre handelsrechtlich ausreichend.

Steuerrechtlich ergeben sich jedoch Archivierungsanforderungen, die aus dem geänderten Paragrafen 14 der Abgabenordnung (erläutert in der GDPdU) abzuleiten und seit Januar 2007 vom Bundesfinanzministerium formuliert sind: Dort wird die elektronische Aufbewahrung für solche E-Mails gefordert, die steuerrechtlich relevant sind und deren Inhalt elektronisch in weiterführende Datenverarbeitungen einfließt (siehe die FAQ des Ministeriums zur GDPdU vom 23. Januar 2008). Dies betrifft in der Regel jedoch nur einen geringen Teil der E-Mails von Unternehmen - die Verpflichtung zur umfassenden E-Mail-Archivierung ist weiterhin weder aus den GOBS noch aus den GDPdU ableitbar.