Eine digitale Poststelle einrichten - die Herausforderungen beim ECM

Postverteilung: von der Scanstelle in die Sachbearbeitung

Funktionen für die Postverteilung und den Postkorbzugriff werden zwar in den angesprochenen Rechnungsverarbeitungslösungen häufig mitgeliefert, reine Capture-Lösungen enthalten solche Funktionskomponenten in der Regel jedoch nicht. Zu Recht gehen die Anbieter von Capture-Lösungen davon aus, dass es für diese Aufgabenstellungen bereits etablierte, häufig auf das jeweils eingesetzte DMS bezogene Postkorblösungen gibt, für die eine Anbindung sinnvoller ist als die Schaffung eines Postkorb-Konkurrenzproduktes.

Für Anwenderunternehmen bedeutet die Einführung der digitalen Poststelle allerdings, dass sie neben der Erfassungsfunktion zusätzlich eine Postkorbfunktion inklusive Dokumentenverteilung benötigen. Während die Anwender das Zuordnungsregelwerk für Eingangspost in fast allen Projekten zunächst als trivial einstufen, wird das Ausmaß der Komplexität häufig erst im weiteren Projektverlauf deutlich. Gruppen- und rollenbezogene Postkörbe sollen dann häufig die Anwendung unabhängig von der Verfügbarkeit einzelner Personen gestalten. Allerdings besteht auch in diesen Umgebungen die Notwendigkeit zu überwachen, ob die Gruppen beziehungsweise Rollen überhaupt besetzt sind und die zugeordnete Eingangspost auch abgearbeitet wird. Hier helfen Postkorblösungen, die neben der reinen Zustellfunktion flexible Verteilfunktionen bieten und bestehende Postkorbinhalte nicht aus den Augen verlieren.

Wesentliche nicht-funktionale Anforderungen

Auf der technischen Seite erfordert die digitale Posteingangsbearbeitung zugleich erheblich höhere Systemressourcen - einerseits für die automatisierten Erfassungsaufgaben und andererseits für die erhöhte Zugriffslast, die das DMS-/Postkorbsystem bedienen muss. Bedingt durch die elektronische Bereitstellung der Unterlagen finden in Postkorblösungen bereits während der Sachbearbeitung zahlreiche Dokumentenzugriffe auf die Eingangspost statt, die dann in den nachgelagerten Archivierungsumgebungen entfallen.

Im Bereich der Erfassungslösungen besteht in der Regel ständiger Optimierungsbedarf. Um die hierfür notwendigen Konfigurationsänderungen sicher in die Produktionsumgebung einspielen zu können, ohne hierbei Einbußen in der bestehenden Produktion hinnehmen zu müssen, sind Test- und Change-Verfahren sowie deren systemtechnische Unterstützung von besonders großer Bedeutung.

Zudem gilt es, durch geeignete technische Maßnahmen sicherzustellen, dass die Erfassungs- und Postkorblösung ständig verfügbar ist. Fällt diese aus, lässt sich die Eingangspost nicht bearbeiten, und die Sachbearbeiter drehen Däumchen. In einigen Kundenumgebungen ist es überdies wichtig, dass die Erfassungslösung unterschiedliche Verarbeitungskanäle bereitstellt und über Priorisierung ermöglicht, dass einzelne Kanäle, wie zum Beispiel der Faxeingang, zu einer unmittelbaren Erkennung geleitet werden, vergleichbar der Schnellkasse im Supermarkt.