Eine digitale Poststelle einrichten - die Herausforderungen beim ECM

Die richtige Lösung finden

Bei der Auswahlentscheidung für eine bestimmte Erkennungslösung muss daher immer auch die Möglichkeit zur Datenintegration berücksichtigt werden, die am besten über eine vom Hersteller mitgelieferte Standardfunktion bereitgestellt wird. Die Schnittstelle sollte bi-direktional gestaltet sein, denn einerseits nutzt die Erkennungslösung bestehende Fachdaten für die Verifizierung ermittelter Daten, andererseits stellt die Lösung erkannte Daten für die Fachanwendung bereit. Für gängige Fachdaten- und ERP-Systeme, insbesondere für SAP, bieten die Hersteller von Erkennungssystemen häufig Standardschnittstellen an.

Vorkonfigurierte Lösungen

Für einzelne Anwendungsbereiche, wie die Rechnungseingangsbearbeitung, werden heute zumeist vorkonfigurierte Lösungen im Markt angeboten. Wesentlicher Bestandteil sind dabei Erfassungsfunktionen, die bereits auf typische Belegarten wie Rechnungen und Gutschriften trainiert sind. Daher kennen diese Anwendungen in der Regel den typischen Grundaufbau bestimmter Dokumentenarten und sind darauf eingerichtet, typische Dokumentendaten wie Teil- und Gesamtbeträge, Mehrwertsteuersätze und -beträge sowie Steuernummern und Bankverbindungen eigenständig zu ermitteln.

Zu den besonderen Herausforderungen der Rechnungsdatenerkennung gehört es, die Kreditoren zu ermitteln sowie Rechnungseinzelposten automatisch zu erkennen. Die Kreditorenermittlung gestaltet sich umso schwieriger, je mehr Adress- und Firmendaten auf einer einzigen Rechnung zu finden sind, was zum Beispiel bei Rechnungen von Unternehmen größerer Konzerne häufiger der Fall ist.

Die Rechnungseinzelpostenerkennung stellt deshalb eine Herausforderung dar, weil es keine einheitliche (Tabellen-)Struktur von Rechnungsposten gibt und die einzelnen Rechnungsposten für die Erkennungssoftware schwierig voneinander abzugrenzen sind, da sie sich über mehrere Zeilen erstrecken können.

Was das menschliche Auge schnell als zusammengehörig erkennt, kann für eine automatisierte Erkennung zu einer echten Herausforderung werden. Dies gilt auch häufig für die Bankverbindungsdaten, die vornehmlich im Fußbereich klein gedruckt bei einigen Rechnungen vertikal und bei anderen Rechnungen horizontal tabellarisch aufgeführt sind.

Fachfunktionen erweitern die Lösungen

Zumeist enthalten Rechnungseingangslösungen neben Erkennungsfunktionen auch Postkorb- und Fachfunktionen, wie zum Beispiel das Rechnungseingangsbuch. Diese Fachlösungen bieten den Unternehmen daher häufig einen besonders schnellen, fachspezifischen Einstieg in die digitale Posteingangsbearbeitung. Gleichzeitig verbessert sich damit die Übersicht über laufende Prozesse und Außenstände.

Vorkonfigurierte Erkennungslösungen werden zunehmend auch für weitere Fachfunktionen angeboten, wie zum Beispiel für das Bestellwesen oder die Personal- und Vertragsverwaltung. Allerdings ist das Angebot für die elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung derzeit am stärksten ausgebaut.

Viele Anwender sind der Meinung, dass die automatisierte Verarbeitung des E-Mail-Posteingangs mit sogenannten Mailroom-Lösungen erheblich einfacher funktionieren sollte als die potenziell fehlerbehaftete Umwandlung von Papierunterlagen mittels OCR sowie die anschließende Extraktion von Fachdaten aus diesen Dokumenten. Tatsächlich müssen Anwender jedoch auch erhebliche Hürden nehmen, um E-Mails automatisch zu klassifizieren, Schlüssel zu ermitteln und Daten auszulesen. Die Schwierigkeiten liegen einerseits darin, dass es praktisch keine verbindlichen Dateiformate und Layoutvorgaben für E-Mails gibt. Andererseits kann die elektronische Post durch enthaltene Dateianhänge eine bisweilen sehr komplexe Struktur aufweisen. Darüber hinaus erfolgt die Korrespondenz per E-Mail häufig erheblich individueller und unvollständiger als per Briefpost, sodass Sachverhalte und Zusammenhänge in E-Mails vielfach nicht klar ausgeführt sind, da sie parallel bereits über einen anderen Kommunikationskanal ausgetauscht wurden.