Effiziente E-Mail-Archivierung für Unternehmen

E-Mails enthalten das Unternehmenswissen

E-Mails lassen sich heute zentral und lückenlos an ein Archivsystem übergeben. „Damit diese veränderungssicher archiviert werden, sollten Unternehmen die Nachrichten bereits am E-Mail-Server abfangen, um sie als Originale noch vor der Zustellung an das Archivsystem zu übergeben“, meint Group-Technologies-Manager Goss. „Manipulationen seitens der Anwender sind damit ausgeschlossen, da diese lediglich eine Kopie der Nachricht erhalten.“ Über Indexierung und Schlagwörter lassen sich E-Mails schnell auffinden und sicher wiederherstellen. Der rasche Zugriff auf zentral verwaltete Informationen ist somit ebenso gewährleistet wie die gesetzlich geforderte Revisionssicherheit.

Vor der Archivierung sollten E-Mails auf Spam und Viren gefiltert werden, um nur geschäftsrelevante Nachrichten zu archivieren. Fortschrittliche Lösungen ermöglichen sogar eine automatische Klassifizierung nach Inhalten, noch vor der Archivierung der E-Mails. Dies vereinfacht den späteren Zugriff enorm. Neben Archivsystemen ist auch die Anbindung von CRM- oder ERP-Systemen an die E-Mail-Plattform heute technisch kein Problem mehr.

„Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass E-Mails in Unternehmen häufig mehrfach archiviert werden, da verschiedene Benutzergruppen auf die gleichen E-Mails zugreifen“, erläutert Goss. „Hier ist es sinnvoll, E-Mails nur ein Mal physikalisch in Archivsystemen abzulegen und dann für alle Anwender verfügbar zu halten.“ Dies spart wertvolle Ressourcen.