ECM: Die Komponenten im Überblick

Langzeit-Archivierung – Die Preserve-Komponente

Die Komponente Preserve ist auf die langfristige, sichere Archivierung von Daten ausgelegt. Die Informationen müssen stabil, geschützt und in vielen Fällen unveränderbar aufbewahrt werden. Dabei sind auch die rechtlichen Vorgaben für die Archivierung von Dokumenten zu beachten.

Zu unterscheiden ist hier zwischen der eigentlichen Langzeit-Archivierung und der revisionssicheren Archivierung. Von Langzeit-Archivierung spricht man, wenn Dokumente – unabhängig von rechtlichen Forderungen - mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden sollen. Die revisionssichere Archivierung hingegen muss bestimmten gesetzlichen Anforderungen genügen – etwa Anforderungen des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung. Dokumente, die diesen Gesetzen genügen müssen, sind in revisionssicheren Archiv- und Speichersystemen abzulegen.

Wichtig bei der langfristigen elektronischen Archivierung ist die regelmäßige Durchführung von Migrationen. Bei dieser „Continuous Migration“ sollen die gespeicherten Dokumente immer in den aktuellen technischen Umgebungen verfügbar bleiben. Ein plattes Beispiel: Disketten-Laufwerke sind heute kaum mehr erhältlich und die darauf gespeicherten Daten oft nur mit hohem Aufwand abrufbar. Ein rechtzeitiges Migrieren hält die Daten hingegen immer technisch verfügbar.

Preserve-Lösungen bestehen heute meist aus mehreren Elementen. Sie müssen zum einen auf die Robustheit und Langlebigkeit der Hardware achten, zum anderen sollte die genutzte Software die Datenmigration erleichtern. Elektronische Archivsysteme sind deshalb meistens eine Kombination aus Verwaltungssoftware mit Records Management, Imaging oder Document Management, Library Services und Speicher-Subsystemen.