ECM: Die Komponenten im Überblick

Temporäres Speichern – Die Store-Komponente

Die Store-Komponente speichert die Daten, die nicht für eine langfristige Archivierung vorgesehen sind, zeitlich begrenzt. Archivierungspflichtige Daten wie zum Beispiel Geschäftskorrespondenz oder Verträge fallen selbstverständlich nicht darunter, sondern müssen langfristig aufbewahrt werden. Die hierfür zuständige Archivkomponente „Preservation“ (siehe unten) ist deutlich abzugrenzen von der Store-Komponente.

Die AIIM unterscheidet bei der Store-Komponente drei unterschiedliche Bereiche:

• Repositories,

• Library Services und

• Technologies.

Repositories sind Speicherorte und Datenspeichersysteme, an denen die Daten abgelegt werden. Sie umfassen unter anderem das Filesystem, Caches, Datenbanken und Data Warehouses - die auch kombiniert eingesetzt werden können. Wichtig ist ein verlässliches Filesystem mit geeigneter Cacheablage. Im Zwischenspeicher werden dann nur die im laufenden Prozess notwendigen Daten abgelegt.

Auf die Informationen in den Repositories lässt sich über Library Services zugreifen, die zweite Store-Komponente. Library Services sind systemnahe Verwaltungskomponenten zum Informationszugriff, die die Speicherorte in der temporären Ablage verwalten. Sie sind letztendlich für den Empfang und die Speicherung der Daten aus den Capture- und Manage-Komponenten zuständig.

Library Services greifen direkt auf die Datenbanken der Manage- und Capture-Komponente zu, um Search- und Retrieval-Funktionen ausführen zu können. Der Datenbank ist jedoch nicht bekannt, wo der physische Speicherort der Datenobjekte ist. Über diese Information verfügt alleine der Library Service, der alle Speicherarten und -orte verwaltet.

Library Services haben weitere Aufgaben. So müssen sie Protokoll über die Nutzung und Veränderung von Informationen führen („Audit Trail“) und über ein Versionsmanagement zur Kontrolle unterschiedlicher Informationsstände verfügen.

Die dritte Store-Komponente „Technologies“ beinhaltet die unterschiedlichen Speicher-Technologien, die abhängig von Anwendungszweck und IT-Umgebung zum Einsatz kommen. Zu den Essentials gehören Festplatten als RAID-Systeme am Server sowie SAN und NAS. Magnetbänder werden meist zur Datensicherung eingesetzt, auch optische Speichermedien wie DVDs oder MO (Magneto Optical) werden gelegentlich genutzt. Die Anforderungen an Store-Speichersysteme sind allerdings weniger hoch als die für Archivsysteme.