E-Mail gesetzeskonform archivieren

Archivierung mit "Intelligenz"

Gewöhnliche DM-Systeme entlasten zwar die Mailserver und legen Mails zentral im Archiv ab. Sie können aber über eins nicht hinwegtäuschen: ihre mangelnde Intelligenz. Gespeichert wird im Normalfall ohne jegliche Selektion jede E-Mail, selbst Newsletter, Spam- und Werbe-Mail. Da aber auch der Archiv-Speicherplatz beschränkt ist, ist die Kapazität eines DMS irgendwann erschöpft.

Zwar ist der Kollaps hier wesentlich später zu erwarten als bei Mail-Systemen, doch auch die angeschlossenen DM-Systeme belasten die Unternehmensnetze. Statt ständig leistungsfähigere DMS mit größerem Speicher zu entwickeln, geht der Trend dahin, die wachsende Mail-Flut mit intelligenteren Mechanismen in den Griff zu bekommen. Diese Mechanismen sorgen beispielsweise dafür, dass die wichtigen Informationen vom Infomüll getrennt werden, also etwa Werbesendungen oder belanglose Rundschreiben aussortiert werden.

Derartige intelligentere Mail-Archivierer sind in einfachen Formen bereits auf dem Markt und in einigen der zuvor genannten Systeme realisiert. Im Grunde gibt es dabei zwei Möglichkeiten: Man archiviert sämtliche Unternehmens-Mails plus Attachments zwar vollständig, reduziert aber durch mehr oder weniger findige Tricks den Speicherbedarf. Die zweite Möglichkeit ist die Selektion unerwünschter oder nicht benötigter Mails über regelbasierte Archivierung: Dabei legen zu definierende Geschäftsregeln fest, welche Mails aufbewahrt werden und welche nicht. Das Archivierprogramm hilft in diesem Fall, besser mit dem Backup der E-Mail-Flut umzugehen und Relevantes von Irrelevantem zu scheiden. Solche Regeln können auch helfen, in Unternehmen eine automatisierte Mail-Verwaltung zu installieren.