E-Mail gesetzeskonform archivieren

Anbieter von DM-Systemen

Für die Koppelung des Mail-Systems an ein Archiv gibt es bereits weitgehend integrierte Lösungen, vor allem für Microsoft Outlook und die sehr verbreiteten Groupware-Systeme IBM Lotus und Microsoft Exchange. Der Vorteil dieser Koppelung: Von den Oberflächen der Systeme kann man meist direkt auf archivierte E-Mails zugreifen. Häufig muss dazu nicht einmal zusätzliche Software installiert werden.

Mit am bekanntesten ist die IBM-Lösung CommonStore, die Attachments, ganze Dokumente oder Verzeichnisse oder gar Verzeichnisstrukturen vom Lotus-Mailserver in ein elektronisches Archiv auslagert. Die zu archivierenden Daten werden komprimiert und auf Festplatte, Magnetband oder optischer Platte gespeichert. Die Archivierung kann automatisch oder auf Benutzeranforderung hin erfolgen.

Suns Infinite-Mailbox-Lösung für Lotus archiviert E-Mails nach definierten Kriterien wie letzte Nutzung, Priorität, Häufigkeit der Nutzung oder Größe der Mailbox. Die Dateien werden auf Bandlaufwerke oder optische Speicher ausgelagert. Nahezu alle Vorgänge laufen automatisch ab, dadurch wird dem Administrator ein manuelles Eingreifen erspart.

Gute Archivierungslösungen gibt es auch von kleineren Anbietern. Saperion beispielsweise ermöglicht es, alle Funktionen von Outlook auch für archivierte Dokumente zu verwenden. SER hat mit Doxis eine Anbindung an Domino und damit Lotus Notes geschaffen, ebenso Ixos mit dem Econ Server. Elo bietet das eigene System sogar als Outlook-E-Mail-Ersatz an. Der Speicherspezialist EMC offeriert mit Centera ein auf die Bedürfnisse der E-Mail-Archivierung ausgerichtetes System, das auf Hardware basiert.