E-Mail gesetzeskonform archivieren

Ablage von Attachments

Zur Archivierung werden die Dokumente meist aufgeteilt in den ursprünglichen Mail-Text und die Anlagen. Der Mail-Text wird als Textdatei und die Anlagen im jeweiligen Originalformat archiviert. Diese Aufteilung hat den Vorteil, dass der Mailserver nun nicht mehr mit Originalanlagen arbeitet, sondern mit Links - auch Shortcuts genannt - auf die Dokumente im Archiv. Ein zusätzlicher Vorteil dabei ist, dass die mehrfache Aufbewahrung desselben Dokuments vermieden wird. Der dadurch gesparte Speicherplatz ist beträchtlich, weil oft Mails mit identischen Anhängen an sehr viele Ansprechpartner im Unternehmen geschickt werden.

Das DMS-Archiv nimmt dem Mail-System die unzähligen Dokumente nicht nur ab, es verschlagwortet sie auch selbstständig und macht damit ganze Vorgänge komfortabel recherchierbar. Meist werden E-Mails automatisch mit den Eigenschaften Absender, Empfänger, Betreff und Datum indiziert, Informationen wie Kundenname, Projekt oder Rechnungsnummer lassen sich ergänzen. Auch eine Volltextrecherche ist möglich.