E-Mail-Archivierung: Anforderungen und Lösungen

Unterschiedliche Systemkonzepte und -funktionen

Der Markt bietet aktuell drei unterschiedliche Systemkonzepte zur Mail-Archivierung an. Mail-Appliance-Produkte bestehen aus einer vorkonfigurierten Kombination von Hard- und Software-Komponenten (inklusive Betriebssystem und Datenbank), um eine schnelle Inbetriebnahme (Plug & Play) zu ermöglichen. Alle Anwendungskomponenten laufen auf einem Server-System, weitere Komponenten sind nicht erforderlich. Die Ablage der archivierten E-Mails erfolgt typischerweise im File-System.

Das Anwendungsprinzip lautet hier: Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails außerhalb des eigentlichen Mail-Systems – typischerweise über die SMTP-Schnittstelle (Simple Message Transfer Protocol) – als (Sicherheits-)Kopie. Innerhalb des Mail-Systems ausgetauschte Nachrichten bleiben davon erst einmal unberührt, es sei denn, die Lösung kann auch zum Beispiel über die POP3-Schnittstelle das Journal eines Mail-Systems auslesen.

Die Original-E-Mail wandert erst einmal weiter in das Mail-System und verbleibt dort bis zur Löschung durch den Anwender oder Administratoren. Ein späterer Zugriff auf archivierte Mails erfolgt ausschließlich über eine eigenständige Mail-Archiv-Client-Anwendung.

Alternativ dazu gibt es funktional rein auf Mail-Archivierung ausgerichtete Software-basierte Lösungen. Die Anwendungsarchitektur ist in der Regel „einfach“ aufgebaut, das heißt, alle Komponenten können auf einem Server (typischer Standard ist die MS-Windows-Plattform) installiert werden. Oft bestehen Optionen für den Einsatz unterschiedlicher Speichertechnologien inklusive WORM-Speicher.

Neben der systemgetriebenen Journalarchivierung von Mails als Kopie können diese alternativ auch vollständig (beziehungsweise nur Anhänge) ausgelagert und durch einen Link im Mail-System ersetzt werden. Der Zugriff auf die Mail ist dann im Mail-Client per Doppelklick möglich. Alternativ gibt es Such- und Anzeigefunktionen über einen eigenständigen Mail-Archiv-Client, falls die Mail im Mail-System gelöscht wurde.

Nur wenige Lösungen unterstützen mobile Clients, das heißt, ein Außendienstmitarbeiter kann seine persönlichen archivierten E-Mails auf dem Notebook mitnehmen und offline sichten.