E-Mail-Archivierung: Anforderungen und Lösungen

Die richtigen Speicherformate

Jeder Mail-Client stellt den Inhalt einer E-Mail unterschiedlich formatiert dar. Eine in Lotus Notes erzeugte und in MS Outlook angezeigte Mail (oder umgekehrt) verliert teilweise Zeilenumbrüche und andere Formatierungen. Es gibt keinen generellen Formatstandard zur Speicherung oder einen rechtlich begründeten Zwang zur Konvertierung von E-Mails vor der Archivierung. Die Optionen von Mail-Archiv-Lösungen reichen von der Speicherung systemspezifischer Formate (beispielsweise msg bei MS Exchange) über den Internet-Standard RFC 2822 bis hin zur Konvertierung in TIFF oder PDF/A.

Zu beachten ist gegebenenfalls die in der GdPDU (Grundsätze der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) dokumentierte Anforderung des BMF (Bundesministerium für Finanzen) zur Speicherung aller steuerrelevanten Mails (Text und Anhänge) im Originalformat. Hintergrund ist dort die Möglichkeit einer maschinellen Auswertbarkeit im Prüfungsfall.

Stolpersteine sind auch E-Mails oder Anhänge mit einer qualifizierten elektronischen Signatur wie beispielsweise bei einem elektronischen Rechnungsaustausch. Hier muss zwingend das Originalformat bei der Archivierung gewahrt bleiben, da die Gültigkeit der Signatur sonst später nicht mehr nachvollziehbar ist. Das Mail-Archiv muss sowohl zusätzlich die Speicherung von Signaturen als auch deren Prüfung unterstützen.

Konvertierungsprozesse sind manchmal sinnvoll (Ziel: einheitliches Format aller Dokumente) aber auch technisch komplex (vor allem aufgrund unterschiedlichster Quellformate). Was häufig falsch verstanden wird: Dokumente, die sich bisher nicht für die TIFF- oder PDF-Konvertierung geeignet haben – Excel-Tabellen beliebiger Breite mit Worksheets, Links, Makros und Formeln, MS-Project-Dateien mit unterschiedlichen Sichten auf die Ressourcen eines Projektes, Audio- und Videodateien lassen sich nicht ohne erheblichen Funktions- und vor allem Informationsverlust in TIFF oder PDF konvertieren. Daran ändert auch der ISO-Standard nichts.

Grundregel: TIFF, PDF und PDF/A sind geeignet für Dokumente, die alle relevanten Informationen in dieser Druckansicht offenbaren. Für andere Dokumente und Unterlagen muss und darf man abwägen, ob nicht andere Formate besser geeignet sind. Die Empfehlung lautet für die Speicherung von E-Mails, eine Konvertierung möglichst zu vermeiden.