E-Mail-Archivierung: Anforderungen und Lösungen

Unterschiedliche Lösungsansätze

Die Entscheidung zur Archivierung von E-Mails kann auf unterschiedliche Art und Weise getroffen werden. Der systemgetriebene Ansatz dient einer zentral und regelbasierten Archivierung von ein- und ausgehenden oder auch intern ausgetauschten E-Mails. Aus Unternehmenssicht besteht einerseits die höchstmögliche Sicherheit, dass alle über das Regelwerk klassifizierten E-Mails auch wirklich abgelegt werden, andererseits ergeben sich keine oder nur stark eingeschränkte Möglichkeiten, diese Mails in individuelle Ablagestrukturen einzubinden. Das System entscheidet, welche Mails wie archiviert werden – eine Interaktion des Anwenders ist nicht notwendig oder gewünscht.

Diese Funktionalität wird von vielen E-Mail-Archivprodukten unterstützt – allerdings in unterschiedlicher Ausprägung bezüglich Umfang und Möglichkeiten des Regelwerks, Schnittstellen zum Abgriff von E-Mails, mögliche Speichertechnologien usw. Sollte dieses Verfahren zum Einsatz kommen, ist der Abschluss einer Betriebsvereinbarung mit Regelung der privaten E-Mail-Nutzung ein Muss. Empfohlen wird hier das explizite Verbot privater Mails.

Der anwendergesteuerte Ansatz basiert auf einer fachlich gesteuerten und durch den Mitarbeiter initiierten E-Mail-Archivierung. Der menschliche Verstand erlaubt die direkte Klassifizierung in relevante und irrelevante E-Mails oder einzelner Anhänge. Wichtig aus Anwendersicht ist die Komfortstufe der dafür vorgesehenen Lösung – eine komfortable „Speichern unter“-Möglichkeit zur direkten Anlage von Mails oder deren Anhänge in den Kontext einer elektronischen Projekt-, Kunden-, Vertragsakte oder eine direkte Integration in eine Fachanwendung zur weiteren Sachbearbeitung sollte möglich sein. So kann etwa ein eingehender Vertragsentwurf im Fachbereich bereits im Kundenkontext dokumentiert und gleichzeitig an die Kollegen in der Rechtsabteilung zur Prüfung weitergeleitet werden.

Diese Form der Mail-Speicherung ist typischerweise nur im Zusammenhang einer DMS-Lösung sinnvoll möglich – rein auf Mail-Archivierung fokussierte Produkte unterstützen solche Anwendungsszenarien nicht.