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Verknüpfung von Listen
In Outlook 2003 gibt es zusätzlich die Möglichkeit, Sharepoint-Listen mit Outlook zu verknüpfen. Dies ist eine speziell auf Sharepoint ausgerichtete Funktion. Sie soll in erster Linie Kontakte und Termine aus Sharepoint in Outlook auch offline verfügbar machen. Änderungen an den Daten sind nicht möglich. Hierzu muss die betreffende Sharepoint-Site selbst genutzt werden.
Outlook legt einen speziellen prsönlichen Ordner (PST-Datei) namens SharePoint Folders.pst an, um die verknüpften Daten zu speichern. Der Ordner ist schreibgeschützt. Die Daten werden beim Öffnen des betreffenden Kalender- oder Kontakt-Ordners von Sharepoint kopiert. In der Folge werden Änderungen aus Sharepoint in regelmäßigen Abständen in die Ordner kopiert. Dies geschieht standardmäßig alle 20 Minuten, solange der Ordner offen ist. Zusätzlich lassen sich Aktualisierungen von Hand starten.
Der Vorteil der Integration als PST-Datei liegt darin, dass die normalerweise für persönliche Ordner verfügbaren Funktionen auch für die Offline-Sharepoint-Daten nutzbar sind. Die Termine lassen sich parallel zum Standardkalender in die verschiedenen Zeitansichten einblenden. Die Sharepoint-Kontakte können als Extra-Adressbuch bei der Adresswahl verwendet werden.
Vorsicht ist bei der Behandlung der angelegten PST-Datei geboten. Wird sie verschoben oder werden manuelle Änderungen am betreffenden Outlook-Profil vorgenommen, wird diese Datei nur noch als normaler persönlicher Ordner verwendet. Die Daten darin können beliebig geändert und gelöscht werden. Eine Verknüpfung von Sharepoint-Daten findet dann nicht mehr statt. Alle Verknüpfungen müssen neu erstellt werden, und es wird eine neue PST-Datei angelegt.
Zum Erstellen einer Verknüpfung muss in Sharepoint eine Kontakt- oder Terminliste ausgewählt und Verknüpfen mit Outlook aktualisiert werden. Nach einer Sicherheitsabfrage wird dann ein entsprechender Ordner in dem persönlichen Ordner angelegt.
Zum Löschen muss nur der entsprechende Outlook-Kontakt- oder Kalender-Ordner gelöscht werden. Die Sharepoint-Liste bleibt davon unberührt. Zum manuellen Synchronisieren einer Liste wählen Sie im Kontextmenü des Outlook-Ordners Aktualisieren.
Verweise auf Kontakt und Termin-Ordner lassen sich auch als E-Mail verschicken, die den URL enthält, über den eine Verknüpfung des Ordners in Outlook hergestellt werden kann. Der URL beinhaltet als Protokolleintrag STSSYNC:// und als Adresse die notwendigen Informationen zum jeweiligen Sharepoint-Ordner. Outlook erstellt die Verknüpfung auf Basis dieser Daten, wenn die Verknüpfung angeklickt wird.
Arbeitsbereiche
Wenn mit Outlook 2003 ein Dokument als Anhang verschickt wird, besteht die Möglichkeit, für dieses einen Arbeitsbereich anzulegen. Gleiches gilt für Besprechungsanfragen. In Windows Sharepoint Services ist hierzu allerdings die Berechtigung zum Anlegen von Untersites notwendig, die standardmäßig nur Administratoren besitzen. Beim Portal Server hat jeder Anwender diese Berechtigung für seine eigenen Sites.
Allerdings sollte bei der Verwendung der Funktion nicht aus den Augen verloren werden, dass dazu für jedes Dokument und jede Besprechung eine eigene Site-Struktur erzeugt wird. Gerade bei wichtigeren Besprechungen ist dies durchaus sinnvoll. Über den Arbeitsbereich können im Vorfeld die Zusagen der Teilnehmer verfolgt und Dinge wie Zielsetzung und Tagesordnung zentral verwaltet werden. Gleichzeitig können Dokumente, die mit der Besprechung in Verbindung stehen, hier zur gemeinsamen Bearbeitung bereitgestellt werden. Bei einzelnen Dokumenten ist ein eigener Arbeitsbereich meist zu viel des Guten. Hier ist es in der Regel günstiger, ein Dokument in einer vorhandenen Site zu erzeugen oder hochzuladen. Die Outlook-Funktion verführt hier leicht dazu, aus Bequemlichkeit einfach eine neue Site anzulegen.
Wenn Outlook eine vorhandene Teamsite registriert, wird beim Verschicken von Dokumenten automatisch die Leiste für Anlagenoptionen angezeigt. Ansonsten kann dies durch Klicken auf die Schaltfläche Anlagenoptionen erfolgen. Für Besprechungsanfragen findet sich im Standarddialog eine Schaltfläche Besprechungsarbeitsbereich. Ein einfacher Termin wird durch die Schaltfläche Teilnehmer einladen in eine Besprechungsanfrage umgewandelt. Termine mit Arbeitsbereich werden im Kalender durch ein zusätzliches Icon gekennzeichnet.
Um die Berechtigung Unterwebsites erstellen an weitere Gruppen zu erteilen, muss die Sharepoint-Startseite mit Administratorrechten geöffnet werden. Über die Verknüpfungen Websiteeinstellungen/Zur Websiteverwaltung/Websitegruppen verwalten/Gruppenname /Websitegruppenberechtigungen bearbeiten gelangt man auf die Seite mit den Gruppenrechten. Unter Websitezugriffsrechte findet sich die notwendige Berechtigung.