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Ordner-Homepages

Der einfachste Weg, Sharepoint in Outlook zu nutzen, sind die Ordner-Homepages. Diese Funktion ermöglicht es, dass statt des Inhalts eines Ordners im Ansichtsbereich die angegebene Webseite erscheint. Hierfür wird der Internet Explorer innerhalb von Outlook ausgeführt. Die wichtigste Anwendung dieser Funktion ist die Outlook Heute-Seite.

Um die wichtigsten Sharepoint-Sites in Outlook verfügbar zu haben, kann beispielsweise ein Ordner im Postfach oder auch ein separater persönlicher Ordner namens Sharepoint-Sites und darin für jede Site ein Unterordner angelegt werden. Diesem wird als Homepage die jeweilige Site-Homepage zugewiesen. Die erstellte Liste von Unterordnern bildet dann eine Art Favoritenliste der Sharepoint-Sites. Bei Auswahl des Ordners erscheint die Sharepoint-Site innerhalb von Outlook. Es sollte aber nicht übersehen werden, dass diese Ordner weiterhin Outlook-Ordner bleiben. Nachrichten und andere Dokumente, die dorthin verschoben werden, landen nicht in der jeweiligen Sharepoint-Site. Es handelt sich lediglich um eine Hilfskonstruktion, um nicht dauernd zwischen Sharepoint und Outlook wechseln zu müssen. Es ist hierdurch auch möglich, die Outlook Heute-Seite beispielsweise durch die Abteilungs-Sharepoint-Seite zu ersetzen.

Um die Homepage eines Outlook-Ordners zu ändern, müssen folgende Schritte durchgeführt werden:

1. Über einen Rechtsklick auf den Ordner in der Navigationsleiste muss das Kontextmenü geöffnet werden.

2. Wählen Sie hier Eigenschaften.

3. Im erscheinenden Dialogfeld öffnen Sie die Registerkarte Homepage.

4. Im Feld Adresse können Sie den URL der Sharepoint-Seite (oder eine beliebige andere Webadresse) angeben. Das Feld Durchsuchen dient lediglich zur Suche nach HTML-Dateien auf der Festplatte.

5. Durch Aktivieren der Schaltfläche Homepage dieses Ordners standardmäßig anzeigen wird die Seite automatisch bei Auswahl des Ordners angezeigt.

Wenn eine Ordner-Homepage angezeigt wird, dann erscheint automatisch auch die Web-Toolbar, die die üblichen Schaltflächen der Navigationsleiste des Internet Explorer enthält. Es kann mit integriertem Browser auf diese Weise auch weitergesurft werden.

Kontakte und Termine importieren

Die zweite Möglichkeit, Sharepoint-Daten in Outlook zu nutzen, beruht darauf, dass beide Programme die gleichen Internetstandards unterstützen. Durch die Integration von vCard und iCalendar lassen sich Kontakt- und Termindaten aus Sharepoint nach Outlook importieren.

In der entsprechenden Sharepoint-Liste muss der Kontakt oder Termin ausgewählt und exportiert werden. Dies kann im Internet Explorer oder innerhalb des in Outlook integrierten Browserfensters geschehen. Das Objekt wird dann als Datei im jeweiligen Format heruntergeladen werden. Da diese Datentypen standardmäßig mit Outlook verknüpft sind, lassen sie sich durch Auswahl von Öffnen direkt in Outlook importieren. Nach der Wahl von Öffnen fragt Outlook noch einmal nach, ob die Daten in Outlook importiert werden sollen.

Diese Funktion wird so wie die Ordner-Homepages bereits von älteren Outlook-Versionen unterstützt. Beim Austausch von Daten in den Standardformaten vCard und iCalendar ist aber das Problem, dass mehrere Kopien der Daten in Outlook und Sharepoint entstehen, die manuell abgeglichen werden müssen.