Software für das IT-Finanzmanagement

Typische Funktionen für IT-Finanzmanagement

Wichtige Funktionen zur Beurteilung der Leistungsfähigkeit von Systemen für das IT-Finanzmanagement können in unterschiedlichen Bereichen identifiziert werden.

• Architektur: Neben der technischen Architektur ist besonders die Anpassungsfähigkeit des fachlichen Modells interessant, auf dessen Basis die von der IT für die jeweiligen Fachbereiche erbrachten Leistungen identifiziert und die genauen Inhalte festgestellt können.

• Daten: Eine Datenintegration und -transformation von Daten aus zahlreichen Quellsystemen wie PPM-Lösungen, ERP, HR, Asset-Management oder Help-Desk-Systemen unterstützt den Aufbau einer zentralen Datensammlung für Servicekatalog und IT-Kosten. Die Integration kann entweder über spezifische Schnittstellen oder Datenintegrationswerkzeuge durchgeführt werden. Informationen zu einzelnen Services werden in einem Servicekatalog gesammelt und in einer Datenbank (CMDB - Configuration Management Database) analysiert.

• Monitoring: Das Monitoring der Daten geschieht in für den jeweiligen User angepassten Dashboards und Berichten. Ein Chief Financial Officer erachtet beispielsweise andere Daten und Kennzahlen für wichtig als ein IT-Leiter. Die Auswertungen müssen daher flexibel und leicht parametrisierbar sein. Die meisten Lösungen lassen eine Überwachung in Echtzeit nicht zu, sondern bieten eine Überwachung der Ergebnisse zu vordefinierten Zeitabständen (zum Beispiel wöchentlich oder monatlich). Die Lösungen sollten eine übersichtliche Visualisierungsform von Informationen und Kennzahlen in verdichteter Form bieten, damit Abweichungen schnellstmöglich entdeckt werden können. Sie sollten Schwellenwerte, Regeln und Alarme verwalten. Häufig zu finden ist die grafische Darstellung von Kennzahlen als Ampel- oder Tachometerdarstellung.

• Datenanalyse: Die Lösungen sollten eine schnelle Suche nach unterschiedlichen Kostenarten ermöglichen, um zum Beispiel die Kosten nach Services, nach Fachbereichen oder nach einer vorgegebenen Zeitskala zu ermitteln. Wichtig sind ebenfalls Vergleichs- und Benchmark-Funktionen, um die Unternehmensdaten intern (zum bBeispiel Serviceleistung und Servicekosten) oder mit externen Daten (zum Beispiel Benchmark von bestimmten IT-Kosten im Vergleich zu den Kosten eines ähnlichen Unternehmens) zu vergleichen. Diese Analyse sollte eine schnelle Evaluation der IT-Kosten und damit auch des IT-Investitions-Volumens für den Fachbereich ermöglichen.

• Simulation: Die Lösungen sollten Simulationsfunktionen auf zwei Ebenen anbieten, und zwar Planungsfunktionen und Szenariomanagementfunktionen. Die Planungsfunktionen ermöglichen eine Vorausplanung von künftigen Entwicklungen; sie können beispielsweise die Kostenentwicklung im aktuellen Jahr auf Grundlage der bereits getätigten Ausgaben vorhersagen. Die Szenariomanagementfunktionen ermöglichen die Definition und den Vergleich mehrerer Szenarien, um zum Beispiel potenzielle Ausgaben zu reduzieren. Das Szenariomanagement basiert auf den zu definierenden Zielen und Prioritäten.

• Leistungsverrechnungsfunktionen: Funktionen für die Leistungsverrechnung reichen von der Identifikation der aufgewendeten Servicekosten (Kosten pro Kunde/Fachbereich) bis hin zur Rechnungserstellung. Entsprechend den Anforderungen des Unternehmens sollten die Kosten dabei intern oder extern (etwa bei Servicegesellschaften) verrechnet werden können.

• Planung und Budgetierung: Eine Unterstützung der Planung und Budgetierung von IT-Kosten kann ergänzend zu den anderen beschriebenen Funktionen diese Prozesse unterstützen. Plandaten sind gerade bei der Analyse und dem Monitoring von Leistungen wichtige Referenzwerte. Ihre Erhebung und Zusammenführung ist bei Lösungen, die eher auf operative Aufgaben des IT-Management ausgerichtet sind, nicht umfassend abgebildet.