Ratgeber Langzeitarchivierung: Dateiformate und Speichermedien

Zentrales Archivierungssystem aufbauen

Ein Fehler, den Unternehmen und öffentliche Einrichtungen häufig begehen, ist der Einsatz mehrerer Archivierungssysteme, etwa für einzelne Unternehmensbereiche oder für unterschiedliche Dokumententypen wie E-Mails und Office-Dokumente. Dies erhöht die Komplexität der Archivierungsinfrastruktur und damit die Gefahr, dass Medienbrüche und Fehler auftreten. Zudem ist ein solches Vorgehen kostspielig.

Alle Dokumente und die entsprechenden Meta-Daten (Informationen, die Dokumente beschreiben) sollten digital erzeugt beziehungsweise übernommen werden. Dies stellt sicher, dass Dokumente dieselben Datenformate aufweisen und nach einheitlichen Kriterien indiziert werden. Nur in Ausnahmefällen sollten Unterlagen von Hand gescannt und indiziert werden. Dies wird sich jedoch nie ganz ausschließen lassen.

Die Dokumente sollten zusammen mit den Meta-Daten in einem Container abgelegt werden. Das macht es einfacher, ein digitales Archiv auf ein anderes Archivierungssystem zu übertragen, etwa wenn der Anbieter gewechselt wird.

Meta-Daten für schnellen Zugriff und Rechteverwaltung

Das Ablegen von Daten in einem Archiv ist jedoch nur die halbe Miete. Ebenso wichtig ist es, bei Bedarf schnell auf Informationen zugreifen zu können. Eine Schlüsselrolle spielen dabei die angesprochenen Meta-Daten. Nicht jedes Dateiformat kann im Header die entsprechenden Informationen ablegen. Im Abschnitt "Dateiformate für die Langzeitarchivierung" unten ist aufgeführt, welche Dateiformate für das langfristige Archivieren von Informationsbeständen infrage kommen. Die Meta-Daten (Deskriptoren) geben nicht nur Hinweise auf den Datentyp, sondern auch den Inhalt eines Dokuments. Das ist die Voraussetzung für eine erfolgreiche Suche nach einem bestimmten Dokument.

Meta-Daten bilden zudem die Grundlage für die Indizierung des Datenbestandes. Anwender sollten bei der Wahl eines Langzeitarchivierungsprodukts diesem Punkt besondere Aufmerksamkeit schenken. Eine stringente Indizierung wiederum ist die Voraussetzung für die Vergabe von Zugriffsrechten und das automatische Verteilen von Dokumenten. Zudem verhindert eine Indizierung, dass Dokumente mehrfach abgelegt werden.