Tipps und Neuerungen: Outlook 2016 mit Exchange und Office 365 nutzen

Im Unternehmensumfeld integrieren die meisten Unternehmen Office 2016 zusammen mit Outlook 2016. Die neue Outlook-Version bietet einige Neuerungen, die vor allem im Zusammenhang mit Exchange und Office 365 eine Rolle spielen.
Bildergalerie
Funktioniert mit: Office 365 Outlook 2016
Foto: LI CHAOSHU_shutterstock

03Einschränkungen in Outlook 2016 beachten

Bevor Sie Outlook 2016 im produktiven Umfeld einsetzen, müssen Sie einige Dinge beachten. Aktuell unterstützt Outlook 2016 keine Anbindung an Exchange Server 2007. Microsoft arbeitet an dem Problem, aber aktuell ist nicht abzusehen, wann sich Outlook 2016 an Exchange 2007 anbinden lässt.

Damit Sie Outlook an Exchange oder Outlook 365 anbinden können, muss die AutoDiscovery-Funktion aktiviert sein. Denn Sie können keine manuellen Servernamen zusammen mit Exchange und Office 365 verwenden, wenn nicht zuvor die AutoDiscovery-Funktion optimal konfiguriert worden ist.

04Autodiscover und AutoConnect mit Outlook 2016

Exchange Server 2010/2013/2016 bieten in Verbindung mit Outlook 2016 die Funktionen Autodiscover und AutoConnect. Diese Technik funktioniert auch in Outlook 2007/2010/2013.

Outlook ist in der Lage, automatisch eine Verbindung zu einem Exchange-Server im Netzwerk herzustellen, ohne dass auf dem PC erst ein Outlook-Profil erstellt werden muss, das gilt auch bei der Anbindung von Office 365. Diese Funktionen ersparen Anwendern und Administratoren die komplexe Konfiguration am Client und unterstützen die Konfiguration direkt am Server. Eine solche Konfiguration lässt sich auch im Internet veröffentlichen, sodass auch Heimarbeitsplätze eine Verbindung mit Exchange oder Office 365 aufbauen können.

Damit diese automatische Verbindung funktioniert, wird Exchange Server eng an das DNS-System und die Internetinformationsdienste (IIS) genutzt. Anwender müssen Outlook nur noch starten, um sich mit dem Exchange-Server oder Outlook zu verbinden. Im Falle von Office 365 muss noch die E-Mail-Adresse und das Kennwort eingegeben werden. Alle anderen Informationen erhält Outlook durch den DNS-Server und von Exchange oder Office 365.

Den Postfachserver und die Authentifizierung entnimmt Outlook aus den Anmeldedaten am PC. Bei der Anmeldung an Office 365 müssen sich Anwender mi Benutzernamen und Kennwort authentifizieren. Die Anmeldedaten lassen sich speichern, sodass nur bei der ersten Verwendung eine Anmeldung erfolgen muss. Diese Verbindung stellt Outlook in Zusammenarbeit mit den Internetinformationsdiensten auf dem Exchange-Server oder in Office 365 her. Rufen Sie auf dem Exchange-Server den Internetinformationsdienste-Manager auf, dann sehen Sie unterhalb der Standardwebseite ein virtuelles Verzeichnis mit der Bezeichnung Autodiscover.

Autodiscover-Verzeichnis in IIS des Clientzugriffservers.
Autodiscover-Verzeichnis in IIS des Clientzugriffservers.
Foto: Thomas Joos

Auf Basis der E-Mail-Adresse ermittelt Outlook den entsprechenden Server und verbindet sich. Dazu müssen Sie allerdings bei der Ausstellung eines neuen Exchange-Zertifikats, Autodiscover auch über das Internet zur Verfügung stellen.

Damit die Clients wissen, welche Exchange-Server sie nach einer Verbindung prüfen sollen, ist in Active Directory hinterlegt, auf welchen Exchange-Servern die Funktion Autodiscover zur Verfügung steht. Diesen Dienst bezeichnet Microsoft auch als Service Connection Point. Sie lassen sich dessen Einstellungen im Snap-In Active Directory-Standorte und -Dienste anzeigen. Dazu müssen Sie den Dienstknoten anzeigen.

Navigieren Sie dann zu Microsoft Exchange/<Organisation>/Administrative Groups/Exchange Administrative Groups/Servers/<Servername>/Protocols/Autodiscover. Auf der rechten Seite rufen Sie die Eigenschaften des Exchange-Servers auf. Anschließend legen Sie auf der Registerkarte Attribut-Editor die Einstellungen fest. Hier zeigt Active Directory alle Clientzugriffsserver der Organisation an, da standardmäßig bei dieser Rolle immer Autodiscover mit installiert wird.

In Outlook lassen Sie sich die automatische Verbindung ebenfalls anzeigen. Dazu starten Sie Outlook auf einem Computer der Mitglied einer Domäne ist, der Client sucht dann selbständig die Einträge der Service Connection Points (SCP) und verbindet sich dann mit dem ersten SCP in der Liste, um sich mit seinem passenden Server auszutauschen.