Juristische Hürden bei Cloud-Collaboration-Lösungen

Datensicherheit und IT-Compliance

Auch Maßnahmen zur technischen Datensicherheit sind notwendig. Die Geschäftsleitung muss etwa ein Überwachungssystem einführen, das bestandsgefährdende Risiken früh erkennt. Anderenfalls kommt im Schadensfall eine persönliche Haftung der Geschäftsleitung in Betracht. Diese Überwachungspflicht erstreckt sich auch auf die eingesetzte Informationstechnik. Die Geschäftsleitung kann sich von dieser Pflicht nicht dadurch freizeichnen, dass es die Collaboration-Lösung nicht selbst hostet, sondern vom Provider bezieht. Hat der Provider allerdings selbst ein Überwachungssystem eingerichtet, kann das Unternehmen sich dies durch einen Prüfbericht bestätigen lassen. Die Geschäftsleitung erfüllt damit ihre Pflichten und kann das einem Haftungsverlangen entgegenhalten.

Steuerrecht

Verfasst das Maschinenbauunternehmen steuer- oder handelsrechtlich relevante Unterlagen mit der Collaboration-Lösung, muss es den zuständigen Finanzbehörden unter Umständen Zugriff auf diese Unterlagen gewähren. Steht die IT-Infrastruktur nicht ausschließlich in Deutschland, muss das Maschinenbauunternehmen die Zustimmung der Steuerbehörden einholen, wenn es steuerrelevante Dokumente darin speichert, da diese außerhalb von Deutschland gelegen sind.

Die Unterlagen können zudem steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen. Sie müssen dann für eine Frist von sechs oder zehn Jahren aufbewahrt werden. Allerdings genügen die Collaboration-Lösungen in der Regel oft nicht den technischen Anforderungen an eine revisionssichere Aufbewahrung, denn die Dokumente lassen sich verändern. Sollen die Dokumente dennoch digital gespeichert werden, benötigt das Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem, in dem sich die elektronischen Dokumente revisionssicher abspeichern lassen.