Gesetzliche Anforderungen an Geschäfts-E-Mails

Welche Vorschriften sind zu beachten?

Möchte der Unternehmer nun etwa eine Rechnung schreiben, stellt sich für ihn die zweite Frage:
Welche gesetzlichen Vorschriften sind zu beachten?
Das richtet sich danach, welche Form das Unternehmen hat.
Nicht-Kaufmann / Gesellschaft bürgerlichen Rechts

Für die Gewerbetreibenden, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, regelt § 15 b GewO, welche Angaben auf Geschäftsbriefen zu stehen haben. Das sind mindestens ein ausgeschriebener Vorname Zuname (Familienname) ab dem 22. Mai 2007 zusätzlich die ladungsfähige Anschrift.

Beispiel: Lieschen A. Müller und Lena Meier GbR, Gottfriedstr. 24, 12345 Himmelhausen.

Letzteres ist notwendig infolge des Gesetzes zur Neuregelung des Versicherungsvermittlerrechts, das auch § 15 b GewO mit seinem Inkrafttreten ändern wird.

Darüber hinaus erscheint es ratsam, auch im kleingewerblichen Bereich des § 15 b GewO die unten im folgenden dargestellten Pflichtangaben in geschäftlichen e-Mails, Telefaxen usw. zu machen. Es erscheint absehbar, dass sich eine unterschiedliche Behandlung von Geschäftsbriefen Handels- bzw. Kleingewerbetreibender nicht durchsetzen wird.

Eingetragene Kauffrau / eingetragener Kaufmann, e.K., eingetr. Kffr. / Kfm., kaufmännischer Geschäftsbetrieb

Wer einen Geschäftsbetrieb betreibt, der nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichtet ist, betreibt ein Handelsgewerbe und ist damit Kaufmann, unabhängig von der Eintragung. Andere Geschäftsbetriebe sind mit ihrer Eintragung zum Handelsregister Handelsgewerbe und damit Kaufleute.

Geschäftsbriefe dieser Personen müssen nach § 37 a HGB enthalten:

die Firma (= Name des Kaufmanns/der Kauffrau im Geschäftsverkehr) wie im Handelsregister eingetragen den Rechtsformzusatz "eingetragene Kauffrau" oder "eingetragener Kaufmann" oder eine allgemein verständliche Abkürzung den Ort der Handelsniederlassung das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist.

Beispiel: Wolfgang A. Beethoven, 98765 Köchelbach, e.K., HR A 365