Finanzbuchhaltung aus der Cloud

Fastbill: Fibu-Komplettlösung für Unternehmen und Selbstständige

Die Cloud-Software FastBill.com ist eine schlanke, webbasierte Komplettlösung, die kleine Unternehmen und Selbstständige bei der täglichen Büroarbeit und Buchhaltung unterstützt. Die Nutzergruppe reicht vom Gründer über kleine Agenturen bis hin zu Webshops.

Die Software unterteilt sich in drei Funktionsbereiche: "Rechnungen und Finanzen", "Kunden und Projekte" sowie ein "Online-Dokumentenarchiv". In der Rubrik "Rechnungen und Finanzen" können Unternehmen Einnahmen, Ausgaben und Überschüsse verwalten. Hier werden Arbeitszeiten erfasst und abgerechnet. Es gibt eine Offene-Posten-Liste, die dem Nutzer einen Überblick über offene Zahlungen verschafft. Schick ist das Feature, das die Kunden-Performance analysiert und verrät, welcher Kunde durchschnittlich wie schnell zahlt.

Angebote und Rechnungen können hier als PDF erstellt werden. Dabei lassen sich verschiedene Vorlagen gestalten und Logos, Schriftarten, Standardtexte oder Hintergründe gemäß den Corporate-Design-Vorgaben hinterlegen. Die Rechnungen können anschließend als Online-Rechnung, E-Mail oder Postbrief versandt werden. Der Rechnungsversand per E-Mail wird dank digitaler Signatur auch vom Finanzamt anerkannt. Wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich wiederkehrende Rechnungen, die zu bezahlen sind, beispielsweise für Mieten, Hosting oder Leasing, lassen sich mit FastBill automatisieren.

Kunden und Projekte verwalten

Ob Kundendaten, Ansprechpartner oder Kostenstellen - FastBill strukturiert Kunden und Kontakte. Es lassen sich für jeden Kunden Bemerkungen und Notizen hinterlegen. Das ist vor allem dann praktisch, wenn der Kunde mehrere Ansprechpartner hat. Der Activity-Stream zeigt immer an, wer mit wem zuletzt in Kontakt stand. Wenn ein Kunde eine Rückfrage zu einer Rechnung oder einem Angebot hat, kann man mit ihm über den FastBill Messenger kommunizieren. Jede Nachricht verweist direkt auf eine Rechnung oder ein Angebot. Damit entfällt das hektische Suchen, wenn ein Kunde anruft.

Neu bei FastBill ist, dass der Monatsabschluss mit allen Rechnungen und Belegen per Knopfdruck als Online-Report an den Steuerberater geht. Die Cloud-Software stellt Einnahmen und Ausgaben übersichtlich zusammen. Mit einem weiteren Klick verschickt das FastBill-System eine Nachricht inklusive Passwort an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Steuerberaters. Der kann nun online - und ohne sich bei FastBill registrieren zu müssen - alle Daten einsehen, kontrollieren und bei Bedarf herunterladen. FastBill bietet verschiedene Formate für den Datenexport an, darunter den Datev-konformen CSV-Export, XLS und PDF. Sollte der Steuerberater Fragen zu einer Rechnung oder einem Beleg haben, so kann er diese über ein Kommentarfeld direkt neben dem online gespeicherten Dokument stellen - ohne dafür ein E-Mail-Programm öffnen zu müssen. In diesem Kommentarfeld können alle Fragen wiederum direkt beantwortet werden.

Online-Dokumentenarchiv

FastBill bietet eine papierlose Dokumentenablage für Geschäftsdokumente wie PDF-Rechnungen, Hotelrechnungen oder Bahnbelege, die per E-Mail eingehen. Diese Belege kann man direkt per E-Mail an die persönliche FastBill-Inbox schicken. Papierbelege fotografiert man mit dem Smartphone ab. In der Inbox liegen alle Dokumente zur Ablage und Zuordnung.

Über die mobile Scan-App oder den E-Mail-Upload lassen sich Belege, Verträge oder eingehende Rechnungen einfach von unterwegs aus archivieren. Alle Dokumente werden nach den Vorschriften des HGB und der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) gesetzlich konform archiviert. Die Dokumente stehen bei Bedarf einzeln oder gesammelt als ZIP-Archiv zum Download bereit. Die Daten werden in einer Private Cloud gespeichert, die Hochverfügbarkeitsserver stehen in Deutschland. Bei jedem FastBill-Account sind 2 GB Speicherplatz standardmäßig inbegriffen. Wer mehr braucht, bekommt mehr - gegen zusätzliches Entgelt.

Fazit: Fibu und Archivierung aus der Cloud

FastBill ist nicht der günstigste Anbieter unter den vorgestellten Cloud-Lösungen für die Fibu. Dafür bietet FastBill bis zu 20 GB Online-Speicher für das Dokumentenarchiv (PlusVariante). Zudem lassen sich Reports fast automatisiert an den Steuerberater senden und über einen Messenger direkt Unklarheiten beseitigen.