Projektmanagement leicht gemacht

ERP-Tools - Darauf müssen Unternehmen achten

Intelligente ERP-Tools helfen bei der Planung komplexer Prozesse und Projekte in und außerhalb eines Unternehmens. Damit eine ERP-Software Aufgaben wie die Kommunikation, Dokumente, Termine und Teams effizient verwaltet, muss es bestimmte Anforderungen erfüllen.

Umfangreiche und häufig verflochtene Projekte bringen vielschichtige Aufgaben mit sich und fordern den Projektmanagement-Tools einen hohen Leistungsumfang ab. Schaut man über den Tellerrand eines Projekts hinaus, kommt es im Großen und Ganzen auf eine Plattform an, die den Unternehmen eine effektive Zusammenarbeit in standortübergreifenden Teams und eine reibungslose Kommunikation gestattet. Deshalb muss eine moderne Projektmanagement-Software mehr als nur Terminplanung können: Sie sollte die Projektstruktur über einen Strukturplan abbilden, die Mitarbeiter und Ressourcen den Aufgaben und Aktivitäten zuordnen und die Kosten mittels einer Vor-, laufenden und Nachkalkulation überwachen können. Des Weiteren müssen sich sowohl die Projektstruktur als auch der Projektablaufplan visuell darstellen lassen.

Projektmanagement-Tools gibt es auf dem Markt inzwischen viele. Während der Einsatz autarker Spezialsoftware oder eigenentwickelter Lösungen häufig doppelte Buchungen, redundante Datenhaltung und aufwendige Schnittstellen mit sich bringt, schafft ein vollständig in ein Enterprise Resouce Planning (ERP)-System integriertes Projektmanagement beachtliche Synergien im Arbeitsalltag.

Vernetzung von Projektmanagement und ERP

Bei der Planung und Abwicklung von Projekten existiert eine große Zahl von Überschneidungspunkten mit anderen Geschäftsprozessen und Abteilungen. Findet ein Zusammenspiel mehrerer Prozesse, Funktionsbereiche und Datenquellen projekt- und unternehmensübergreifend in einer einheitlichen Unternehmenssoftware statt, ergeben sich für alle Beteiligten viele Vernetzungspotenziale:

- Zentral gepflegte Daten können bidirektional genutzt werden: So kann beispielweise direkt aus dem Projektmanagement-Tool heraus ein Fertigungsauftrag erzeugt und umgekehrt, ein im Tool für Produktionsplanung und -steuerung erstellter Fertigungsauftrag einem Projekt zugeordnet werden.

- Unmittelbar aus dem Projektmanagement heraus können auch projektrelevante Termine und Aufgaben für die Mitarbeiter erstellt und automatisch im unternehmensweiten Terminkalender eingetragen werden.

- Die Materialplanung lässt sich termingetreu und ohne zeitliche Verzögerungen, die oftmals zum Beispiel durch eine dazwischengeschaltete Schnittstelle entstehen, an die Disposition übergeben.

- Die Ablage projektbezogener Dokumente und Zugriff darauf kann - im Rahmen jeweiliger Berechtigungen - jederzeit bereichsübergreifend stattfinden.

- Umfangreiches Projektcontrolling ist jederzeit möglich: Auf Grundlage des im ERP vorhandenen Datenbestands können laufende Plan-Ist-Vergleiche durchgeführt und Kostenabweichungen früh-zeitig erkannt werden.