Effiziente E-Mail-Archivierung für Unternehmen

E-Mail-Archive: Hohes Interesse - zögerliche Umsetzung

E-Mail-Systeme haben heute im Unternehmen einen solchen Stellenwert wie eine ERP-Lösung. „Ist ein solches System nicht verfügbar, geht nichts mehr“, warnt Dr. Wolfgang von Königslöw, Leiter Consulting beim Wiesbadener Distributor TIM. „Die Archivierung von E-Mails ist wahrlich ein Hype-Thema, allerdings lässt die konkrete Realisierung aber noch auf sich warten.“ Die Gründe für das zögerliche Herangehen sind vielfältiger Natur:

  • Der Leidensdruck aus Storage-Sicht ist im Unternehmen oftmals noch nicht spürbar.

  • Die gesetzlichen Regelungen sind zwar vorhanden, werden aber erst in den nächsten Jahren mehr und mehr praktisch greifen.

  • Akzeptanz und Stellenwert einer E-Mail vergrößern sich ständig und reichen schon heute weit über das Handels- und Steuerrecht hinaus. In vielen Fällen fehlt aber einfach eine Aufklärung über den rechtlichen Status einer E-Mail.

  • Viele Unternehmen dulden private E-Mails und müssen sich dadurch zusätzlich mit Fragen des Datenschutzes auseinander setzen.

„Anzumerken ist auch, dass die auf dem Markt angebotenen Archivierungslösungen für E-Mails anfänglich noch mit erheblichen Schwächen versehen waren“, kritisiert von Königslöw. „In der letzten Zeit gibt es hier aber spürbares Verbesserungspotenzial und zuverlässig arbeitende Lösungen, insbesondere auch integrierte Lösungen von DMS-Anbietern.“

Laut Volker Schlenker, Sales Engineer IBM Software bei Magirus, gibt es derzeit drei unterschiedliche Trends. Zum einen wird von IT-Abteilungen E-Mail-Archivierung als Mittel gesehen, Workload aus den Mail-Servern (Domino/Exchange) herauszunehmen und dadurch die Verfügbarkeit zu erhöhen, Sicherungszyklen zu beschleunigen und Kosten zu sparen. „Zum anderen sind zahlreiche E-Mails aus HGB-Gesichtspunkten wie zum Beispiel Kaufverträge, ebenso aber aus steuerrechtlichen Gesichtspunkten archivierungswürdig“, konstatiert Schlenker. „Der dritte Aspekt betrifft die Integration der E-Mails in den unternehmensweiten Informationsprozess (elektronische Akte).“