E-Mails archivieren - aber richtig

Strukturierte Softwarewahl

Die Funktionsvielfalt der Systeme verdeutlicht, dass vor der Einführung einer E-Mail-Archivierung ein Projekt zur Definition der Ziele steht. Daraus lassen sich wiederum die Anforderungen ableiten. Damit ist die Basis für eine systematische Auswahl der passenden Softwarelösung gelegt. Wer die Entscheidungsfindung auf die leichte Schulter nimmt, dem drohen teure Anpassungen, dürftige Funktionalität, Ablehnung durch die Mitarbeiter und damit schlimmstenfalls ein Scheitern des gesamten Projekts. Vor dem Hintergrund der geltenden gesetzlichen Anforderungen kann sich dies aber kein Unternehmen erlauben.

Eine Frage der Organisation

In der derzeitigen Diskussion um E-Mail-Archivierung und -Management wird oft die Organisation vernachlässigt. Der Umgang mit E-Mails spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines Projektes. Strukturen und Vorgehensweisen innerhalb eines Unternehmens sollten sich nicht nach den Möglichkeiten eines Systems für E-Mail-Archivierung richten. Vielmehr sollten Anwenderunternehmen vor der Einführung einer Lösung den Umgang mit dem Medium E-Mail diskutieren. Dazu gehört etwa, die Ablagestrukturen und Gewohnheiten der Anwender zu analysieren. So gewinnt man einen Einblick in die Abläufe und kann das System darauf ausrichten.

Nicht minder wichtig ist es, den Anwendern E-Mail-Management nahezubringen. Unternehmensweite Richtlinien können den richtigen Umgang mit E-Mails, Verteilerlisten, CC- und BCC-Feldern definieren. Das hilft auch, überflüssige E-Mails zu vermeiden.

Informationen ausschöpfen

Wer den E-Mail-Verkehr nur auf Ablage und Archivierung begrenzt, schöpft die Möglichkeiten indes nicht aus. Vielmehr sollten Unternehmen die Informationen in einer E-Mail gezielt nutzen. Das wirkt den isolierten Informationsinseln entgegen, die oft in den einzelnen E-Mail-Postfächern entstehen. Besser wäre es beispielsweise E-Mails gemeinsam mit anderen Informationen eines Projektes abzulegen und allen relevanten Nutzern zur Verfügung zu stellen. Das Unternehmen hebt damit ein enormes Wissenspotenzial und kann so somit schnellere und bessere Entscheidungen fällen. Ziel sollte es sein, die Effizienz und Effektivität der Informationsverarbeitung im Unternehmen nachhaltig zu verbessern.