E-Mails archivieren - aber richtig

ECM - oft zu viel des Guten

Häufig verwenden Anbieter im Zusammenhang mit der E-Mail-Archivierung den Ausdruck Enterprise Content Management (ECM) als übergreifendes Konzept zur Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten aller Art. Die Belegung dieser Begriffe zeigt das unterschiedliche Verständnis im Umgang mit E-Mails.

• Klassische Archivanbieter sehen E-Mail-Archivierung als eigenständiges Thema, da sie hierfür klar abgegrenzte Funktionen bereitstellen. Entsprechende Projekte starten Anwender normalerweise um den E-Mail-Server zu entlasten und damit eine bessere Performance zu erzielen. Zudem wollen sie die Nachweispflichten (Compliance) einhalten. E-Mails werden als eigenständige Dokumentenart mit eigenen darauf bezogenen Aufgaben definiert. Zu den klassischen E-Mail-Archivlösungen zählen unter anderem die Systeme der Hersteller Symantec (Enterprise Vault) und GFT inboxx (inboxx).

• Demgegenüber sehen viele ECM-Hersteller die E-Mail-Archivierung als essentiellen Bestandteil einer übergeordneten Strategie im Umgang mit Dokumenten aller Art. E-Mails gelten als Verbunddokument, dessen einzelne Bestandteile (Betreff, Nachrichtentext, Anhang) sie wiederum nach geschäftlichen Kriterien klassifizieren und abgelegen (beispielsweise Anfragen, Verträge, Rechnungen). Die E-Mail ist hier ein Format, kein eigener Datentyp. Auch der Prozessbezug ist hier deutlich stärker ausgeprägt, E-Mails können Geschäftsvorgänge auslösen und abschließen oder als Medium für den Informationstransport und zur Abstimmung von Inhalten dienen. Als zusätzliche Projekttreiber werden hier schnellere Reaktionszeiten (unabhängig vom Kommunikationskanal) und ein besseres Informationsmanagement genannt. Hier ist häufig vom E-Mail-Management und weniger von der Archivierung die Rede. Die meisten ECM-Hersteller bieten mittlerweile Lösungen für E-Mail-Management an. Dazu zählen unter anderem die Systeme von Ceyoniq, COI, ELO, IBM, Saperion, SER und windream (siehe Tabelle).

Allerdings lohnt ein kritischer Blick auf das Marketing der ECM-Hersteller. Der Kampf um den Mittelstand als lukratives Marktsegment ist voll entbrannt und die Anbieter starten immer neue Initiativen für ein Mittelstands-ECM. Bei der Anpassung ihrer Lösungen an die Bedürfnisse und die Ausstattung (insbesondere mit IT-Know-how) dieser Zielgruppe haben viele Hersteller aber wesentliche Probleme. Die ECM-Suiten sind oft noch zu komplex für den Mittelstand. Mit gutem Grund nehmen Anwender entsprechende Projekte nur zögerlich in Angriff. Die Anbieter bewerben daher aktuell - neben klassischen Themen wie Belegarchivierung oder Rechnungseingang - die E-Mail-Archivierung als Pilotprojekt. So hoffen sie auf den Einstieg in ein besseres Informations-Management, auf das sie sukzessive aufbauen können.

Dabei sind allerdings verschiedene Aspekte zu beachten. Zum einen sind grundlegende technische und insbesondere organisatorische Vorbereitungen bereits bei der Einführung einer Teillösung zu treffen, da sich der Umgang mit Informationen im Unternehmen ändern muss. Die Mitarbeiter müssen ein Bewusstsein für die Bedeutung der einzelnen Dokumente für Geschäftsprozesse und damit das gesamte Unternehmen entwickeln. Gleichzeitig muss die Technik in der Lage sein, zumindest in den Folgeschritten eine übergreifende Informationsbasis aufzubauen. Gerade bei den Schnittstellen und den übergreifenden Speicherkonzepten sollten Anwender daher darauf achten, dass sie sich nach dem Kauf einer E-Mail-Archivierung nicht einschränken und sich eine Insellösung installieren.