Domino.doc: Ordner- und Dokumenttypen

Die Erstellung von Dokumenttypen

Deutlich mehr Einstellungen gibt es bei der Erstellung von Dokumenttypen. Auch hier wird zunächst mit dem Type Name für die Subform und der Festlegung der Vorlage begonnen. Anschließend werden wiederum Felder ausgewählt. Die dort definierten Felder erfordern eine zwingende Eingabe. Dokumente können also nicht angelegt werden, ohne dass Informationen in die betreffenden Felder eingetragen werden. Daher sollte man an dieser Stelle etwas zurückhaltend sein, damit die Erstellung von Dokumenten nicht bereits an dieser Hürde scheitert.

Es folgen mehrere Gruppen von Optionen für die Verarbeitung von Dokumenten. Die erste Gruppe sind die Version Options. Damit wird gesteuert, wie mit Aktualisierungen umgegangen wird, zum Beispiel wie neue Versionen für Drafts verarbeitet werden und insbesondere, ob automatisch neue Versionen angelegt werden.

Im Bereich Review Options wird angegeben, wann ein Review und eine abschließende Bestätigung für Dokumente erforderlich ist, die publiziert werden. Die Einstellungen in diesem Bereich sind nur möglich, wenn im Abschnitt Version Options die Drafts nicht deaktiviert wurden.

Welche Einstellungen man hier wählt, hängt natürlich sehr stark von der Art der Dokumente ab. Gerade bei sensiblen Dokumenten wie Verträgen, aber auch bei für die Öffentlichkeit bestimmten Informationen wie Marketing-Unterlagen macht so etwas Sinn. Noch wichtiger kann es bei Dokumenten sein, die bestimmten Regularien unterliegen, wie es beispielsweise für Informationen über die Rechnungslegung von börsennotierten Unternehmen der Fall ist. Allerdings muss man in solchen Situationen auch die Zugriffsberechtigungen auf die Bibliothek, in der solche Dokumente verwaltet werden, sehr genau und fein steuern.