Document Manager 7: Administration

Menüstrukturen

Die Ablage von Dokumenten innerhalb von Bibliotheken erfolgt in File Cabinets oder Dateiablagen. Dabei handelt es sich um Unterstrukturen, in denen Ordner (Binder) erstellt werden können, in denen schließlich die Dokumente abgelegt werden. Die Administration und Nutzung erfolgtgenerell über die Menüstruktur auf der linken Seite. Nach dem Öffnen einer Bibliothek wird eine Liste der Dateiablagen angezeigt. Dort können neue Ablagen und Ordner erstellt werden. Das ist der erste Schritt in der Administration. Weitere Ansichten neben der Standardansicht File Cabinets sind folgende:

• Checked Out zeigt Dokumente an, die von Benutzern zur Bearbeitung ausgecheckt wurden.

• Favorites zeigt eine Liste von Dokumenten, die als Favoriten gekennzeichnet sind.

• Life Cycle Status liefert Informationen zu Dokumenten, die sich in einem definierten Bearbeitungszyklus befinden.

• Recently Edited zeigt eine Liste kürzlich bearbeiteter Dokumente an.

• Library Administration öffnet die Schnittstelle zur Bearbeitung der Einstellungen der Bibliothek.
  

Einstellungen für die Bibliothek

Bei den Einstellungen für die Bibliothek gibt es neben dem bereits erwähnten System Profile die Möglichkeit, Ordnertypen und Dokument-typen anzulegen. Dafür muss zunächst eine Teilmaske (Subform) angelegt werden, in der die beschreibenden Felder für den Ordner respektive das Dokument festgelegt wurden. Anschließend lassen sich diese Ordner- und Dokumenttypen für die Nutzung einrichten. Das ist immer sinnvoll, wenn es spezielle Klassen von Dokumenten gibt, die sich mit den vorgegebenen Typen nicht abdecken lassen. Auf dieses Thema wird demnächst in einem gesonderten Artikel in Expert’s inside Lotus Notes/Domino eingegangen.

Von den weiteren Optionen ist an dieser Stelle vor allem noch Rename User erwähnenswert.

Damit können geänderte Benutzernamen in einer Bibliothek umgesetzt werden (Bild 3). Der Benutzername muss zunächst auf Systemebene mit den entsprechenden Werkzeugen und damit im Ergebnis über einen AdminP-Prozess umbenannt werden.

Im unteren Bereich des Menüs, das bei Auswahl von Library Administration angezeigt wird, gibt es mehrere Ansichten, mit denen man sich Listen der Dateiablagen, Bibliotheken, Logdateien und anderer Elemente anzeigen lassen kann.