Workflows erstellen: Die Basics

Die Prozesse, die bei Lotus Workflow konfiguriert werden, können sehr unterschiedlicher Komplexität sein und von einfachen Abbildungen mit einstufiger Genehmigung bis hin zu komplexen Prozessen beispielsweise im Versicherungsbereich reichen. So lassen sich beispielsweise auch mehrstufige Genehmigungen und automatische Benachrichtigungen bei Problemen und Verzögerungen innerhalb eines Workflows definieren.

Mit dem Workflow Architect wird ein Prozess als Ablaufdiagramm erzeugt. Die Aktivitäten werden als Knoten in diesem Diagramm dargestellt. Die Verbindungen zwischen den Knoten definieren das Routing. Zwischen den Aktivitäten kann es Entscheidungspunkte geben.

Eine Prozessdefinition legt diesen Prozess fest. Der Prozess selbst muss nicht programmiert werden. Im Domino Designer müssen aber die Ansichten und Masken erstellt werden. Außerdem können Aktivitäten gegebenenfalls über LotusScript automatisiert werden.

Nachdem ein Prozess definiert wurde, kann er als Job ausgeführt werden. Die Jobs können sowohl von Benutzern als auch von Anwendungen initiiert werden. Der Status lässt sich überwachen.

Der Workflow Architect

Die Struktur des Workflow Architect ist sehr einfach verständlich. Prozesse werden innerhalb von Datenbanken erstellt. Ein neuer Prozess beginnt auf einer leeren Vorlage. Auf der rechten Seite finden sich die verschiedenen Symbole, mit denen manuelle und automatisierte Aktivitäten sowie Entscheidungen abgebildet werden können.

Jeder Prozess beginnt mit einem Startpunkt und hat ein oder mehrere Endpunkte. Von diesen aus können die Aktivitäten definiert und mit den Verbindungen verknüpft werden. Besonders hilfreich beim Design von Prozessen ist die Business Object Library. Darin finden sich viele vorkonfigurierte Teilprozesse. So gibt es dort beispielsweise Prozesse für die Genehmigung von Ausgaben oder solche, mit denen bestimmte Varianten von Genehmigungen einfach eingefügt werden können.

Nachdem die Grundstruktur definiert wurde, müssen die Eigenschaften der Elemente konfiguriert werden. Man unterscheidet zwischen grundlegenden Eigenschaften und erweiterten Eigenschaften. Zu den grundlegenden Eigenschaften gehören Einstellungen wie die zu dem Besitzer einer Aktivität, damit verbundenen Tasks und Entscheidungen und insbesondere zu den Masken, die in der Aktivität verwendet werden. Außerdem lassen sich auch zeitliche Restriktionen für die Ausführung konfigurieren.

Bei den erweiterten Einstellungen lassen sich weitere Parameter setzen, mit denen beispielsweise das Routing oder die Verarbeitung von Dokumenten angepasst werden. Diese Schritte werden im Detail, wie ausgeführt, in einer der folgenden Ausgaben von Expert’s inside Lotus Notes/Domino behandelt.