Stress abbauen

Wie Experten ihre E-Mails organisieren

Unternehmensinterne E-Mails senden

Wer unternehmensinterne Mails versendet, dem empfiehlt Hess Folgendes:

  • Die Adressfelder richtig nutzen. Jeder, der in der betreffenden Sache etwas unternehmen soll, steht im "An"-Feld. Wer auf "CC" steht, kann diese Mail lesen, muss das aber nicht tun.

  • Feste Begriffe für die Betreffzeile einführen: Ziel ist, jeden Empfänger auf den ersten Blick über den Inhalt der Mail zu informieren. Dafür können in gemeinsamen Projekten oder für wiederkehrende Aufgaben bestimmte Begriffe festgelegt werden.

  • Indexbegriffe in die Betreffzeile schreiben: Sogenannte Index-Begriffe enthalten eine Handlungsaufforderung, etwa "Prüfen" oder "Freigabe". Hess rät, diese Begriffe in Klammern vor den eigentlichen Betreff zu setzen. Das sieht dann beispielsweise so aus: "(PRÜFEN) Entwürfe zur Plakataktion".

  • Das @-Zeichen einsetzen: Wenn fünf Empfänger eine Mail erhalten, aber nur ein bestimmter Kollege etwas tun soll, eignet sich das @-Zeichen. Der Hinweis an diesen bestimmten Adressaten sollte gut abgesetzt ganz oben in der Nachricht stehen, damit ihn der Empfänger gleich sieht und nicht erst nach 30 Zeilen Text.

  • Für Kurznachrichten ausschließlich die Betreffzeile verwenden. Das kommt insbesondere denen entgegen, die ihre Mails auf dem Smartphone lesen. Damit die Empfänger wissen, dass keine weiteren Infos folgen, einfach "Gruß XY" hinten anfügen. In den USA haben sich dafür bereits die Kürzel "eom" ("end of message") oder "nfm" ("no further message") etabliert.

  • Gesendete Mails verwalten: Rund ein Drittel der gesendeten Mails wird später noch einmal gebraucht, schätzt Hess. Damit man diese dann nicht erst im "Gesendet"-Ordner suchen muss, speichert man sie in einem geeigneten Ordner.

  • Den Empfängern 24 Stunden Zeit lassen: Sofern es sich nicht um eine sehr dringende Angelegenheit geht, braucht niemand an der heutigen "sehr ungesunden Beschleunigungsspirale" zu drehen, appelliert Hess.

  • Nicht hinterhertelefonieren: "In jedem Seminar ist ein Kollege oder eine Kollegin von jemandem, der eine E-Mail verschickt und keine 30 Sekunden später anruft: 'Hast du meine Mail bekommen? Was meinst du?'" berichtet Hess. Und bietet an: "Wenn Sie diese Person kennen, schicken Sie sie zu mir!"