Excel: Tabellen vergleichen

In umfangreichen Tabellen lassen sich Unterschiede nur schwer finden. Excel stellt aber Hilfsmittel zur Verfügung, die den Vergleich erleichtern.
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Vorkenntnisse:
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01Manuellen Vergleich nutzen

Zum einen lassen sich die Tabellen so darstellen, dass Sie die Werte einzeln durchgehen können. Dieser manuelle Vergleich eignet sich naturgemäß eher für weniger umfangreiche Datenbestände. Wenn Sie hierfür zwei separate Dateien verwenden, öffnen Sie zunächst beide in Excel.

Wechseln Sie nun zu dem Dokument, das Sie vergleichen wollen. Dann klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Ansicht und in der Gruppe Fenster auf Nebeneinander anzeigen. Anschließend werden die beiden Dokumente entsprechend angeordnet und scrollen synchron. Das bedeutet, wenn Sie in einer Tabelle blättern, überträgt sich dies direkt auf die andere.

Problematisch hierbei ist, dass die Tabellen horizontal angeordnet sind. Meistens eignet sich aber die vertikale Darstellung besser. Das können Sie umstellen, indem Sie erneut zum Ansicht-Tab wechseln und auf Alle anordnen klicken. Aktivieren Sie in der kleinen Dialogbox, die sich öffnet, den Radio Button Vertikal und klicken auf die OK-Schaltfläche - fertig.

Dieses Verfahren können Sie auch auf den Fall übertragen, dass Sie zwei unterschiedliche Tabellenblätter in nur einem Dokument vergleichen wollen. Da Sie aber nicht dasselbe Datei mehrmals öffnen können, müssen Sie wieder zur Registerkarte Ansicht gehen. Dort klicken Sie in der Gruppe Fenster auf Neues Fenster, sodass Excel zwei Instanzen desselben Dokuments öffnet. Anschließend geht es weiter wie im ersten Fall, indem Sie im Ribbon auf Nebeneinander anzeigen klicken und gegebenenfalls die vertikale Anordnung aktivieren.

02Bedingte Formatierung nutzen

Zum anderen gibt es die Möglichkeit, Tabellen mithilfe der bedingten Formatierung zu vergleichen. Auf diese Weise können Sie Excel zum Beispiel anweisen, Unterschiede farblich hervorzuheben. Allerdings funktioniert diese Methode lediglich im selben Dokument. Das heißt, Sie müssen eventuell erst den gewünschten Inhalt in ein separates Tabellenblatt kopieren.

Markieren Sie nun im ersten Tabellenblatt die Werte, die Sie vergleichen möchten. Dann klicken Sie auf dem Start-Tab in der Gruppe Formatvorlagen auf Bedingte Formatierung und wählen aus dem Menü Neue Regel. Selektieren Sie im neuen Fenster als Regeltyp die Option Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden.

Jetzt führen Sie im Feld Werte formatieren, für die diese Formel wahr ist einen direkten Zellvergleich durch. In unserem Beispiel beginnt die Tabelle in der Zelle A1 und das Tabellenblatt für den Vergleich nennt sich Mai_Neu. Somit lautet die Formel:

=A1<>Mai_Neu!A1

Danach klicken Sie auf den Formatieren-Button, der Sie zu einem weiteren Dialog führt. Dort können Sie unter Ausfüllen eine Hintergrundfarbe festlegen und mit OK übernehmen. Den noch geöffneten Dialog Neue Formatierungsregel schließen Sie nun ebenfalls per OK-Button.

Anschließend lassen sich die Unterschiede anhand der farblichen Markierung sehr leicht erkennen. Das zweite Tabellenblatt können Sie wie weiter oben beschrieben direkt daneben oder darunter anzeigen.

Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Excel für Windows. In anderen Umgebungen kann die Vorgehensweise abweichen. (ad)