SharePoint als Basis für eine digitale Personalakte

Automatisierte Workflows

Die komplette Personalakte allein schafft jedoch noch keine optimale Effizienz. Ein Beispiel dafür ist der Recruiting-Prozess: Zur ausgeschriebenen Stelle gehören in der Regel eine Stellen- und Arbeitsplatzbeschreibung sowie die Zuordnung zu einem Tarif oder die Einordnung in eine Gehaltsstufe. Auch diese Daten lassen sich in SharePoint hinterlegen und stehen somit dem Sachbearbeiter jederzeit, im richtigen Kontext und in der aktuell gültigen Version zur Verfügung.

Grundsätzlich gilt, dass Vorgänge in der Personalarbeit nicht statisch sind, sondern sich durch eine hohe Dynamik auszeichnen - ein Merkmal, das die eingesetzte Software natürlich abbilden muss. Ein Beispiel hierfür ist die Meldung von Daten an Dritte, etwa an den Sozialversicherungsträger. Weitere typische Aktivitäten sind regelmäßig anfallende Vorgänge wie Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen und entsprechende, daraus abgeleitete Maßnahmen.

In diesen, üblicherweise zyklisch organisierten, Vorgängen müssen Aktivitäten gestartet und in der Regel auch Ergebnisse entgegengenommen und dokumentiert werden. Das Gleiche gilt für unregelmäßig vorkommende Ereignisse, etwa für die Elternzeit. Ein erfahrener Dienstleister wird die Workflows, die sich aus diesen Vorgängen ergeben, gemeinsam mit dem Anwender definieren und entsprechend im System programmieren und hinterlegen. So können bestimmte Prozesse - etwa Benachrichtigungen an zuständige Verantwortliche verschicken - automatisiert ablaufen. Dadurch ist sichergestellt, dass jeder Vorgang gemäß den gesetzlichen Vorgaben abläuft und interne Compliance-Regelungen eingehalten werden.

Darüber hinaus lassen sich mit SharePoint auch persönliche Terminplaner und Gruppenkalender in diese Prozesse einbinden und Wiedervorlagen verwalten, sodass Fristen verlässlicher eingehalten werden. Ebenso wird ein kompetenter Integrator Vertreterregelungen und Eskalationsstufen einrichten, um Verzögerungen im Workflow so gering wie möglich zu halten.