Office 365: So funktioniert die E-Mail-Archivierung

Archivrichtlinien ändern

In Office 365 verwenden Sie Archivrichtlinien zum automatischen Verschieben von Postfachelementen in das Archiv des Anwenders. Archivrichtlinien sind Aufbewahrungs-Tags, die die Aufbewahrungsaktion In Archiv verschieben verwenden. Standardmäßig legt Exchange eine solche Richtlinieneinstellung bereits an. Sie können diese Standardrichtlinie für die Archivierung auch anpassen:

1. Navigieren Sie in der Weboberfläche zu Administrator\Exchange und dann zu Verwaltung der Richtlinientreue/Aufbewahrungstags.

2. Wählen Sie in der Listenansicht das Tag Default 2 year move to archive aus, und klicken Sie auf Bearbeiten (das Stiftsymbol).

3. Bearbeiten Sie die Einstellungen, um diese an Ihre Bedürfnisse anzupassen, und klicken auf Speichern.

Aufbewahrungsrichtlinien richtig einsetzen

Aktivieren Sie für ein Postfach das Archiv, dann wendet Office 365 Aufbewahrungsrichtlinien an. Diese arbeiten mit den bereits erwähnten Aufbewahrungstags. Über diese legen Sie fest, wann Office 365 eine E-Mail archivieren soll. Mehrere Tags fassen Sie zu einer Richtlinie zusammen.

Aufbewahrungs-Tags erstellen Sie in der Verwaltungsoberfläche von Office 365 über Verwaltung der Richtlinientreue in den Exchange-Einstellungen. Navigieren Sie zu Aufbewahrungs-Tags und klicken dann auf Hinzufügen (das Plus-Symbol). Hier können Sie die vorhandenen Tags bearbeiten oder neue Tags erstellen. Bei der Erstellung stehen verschiedene Optionen als Aktion zur Auswahl:

• Löschen und Wiederherstellung zulassen - Benutzer haben die Möglichkeit, die Elemente mit der Option Gelöschte Elemente wiederherstellen in Outlook oder Outlook Web App wiederherzustellen.

• Endgültig löschen - Durch diese Option wird das Element endgültig aus Office 365 gelöscht.

• In Archiv verschieben - Die Aktion ermöglicht das Verschieben von Elementen in das Compliance-Archiv des Benutzers.