Lizenzmanagement hilft Kosten sparen

Empfehlungen für das richtige Lizenzmanagement

Fokus auf TCO und nicht nur die Beschaffungskosten: Es sind die laufenden Kosten, die weit mehr als 80 Prozent der Gesamtkosten einer Software ausmachen. Einkaufsabteilungen dürfen diese Tatsache nicht außer Acht lassen. Der Grund: Die Trennung der budgetierten Ausgaben und der nicht budgetierten operativen Kosten kann die Sicht auf die Gesamtkosten stark einschränken. Auch die Praxis der Abschreibung über drei Jahre hinweg hilft hier nicht, da sich laufende Lizenzkosten auch noch in den folgenden Jahren auf den Cashflow des Unternehmens auswirken.

Software Asset Management (Asset Management): Die Prinzipien des Asset Management, wie sie in vielen Unternehmen beispielsweise in Bezug auf Immobilien angewendet werden, sollten auch die Grundlage für das Software Asset Management (SAM) eines Unternehmens bilden. Gerade bei kleineren und mittelgroßen Firmen kann eine Integration von SAM in andere Asset-Management-Tätigkeiten sinnvoll sein.

Interner Audit vor externem Audit: Eine regelmäßige interne Prüfung der Lizenzsituation im eigenen Unternehmens hilft, die Kontrolle über die eingesetzte Software zu behalten. Durch Beauftragung externer Lizenzspezialisten lässt sich oft mit wenig Aufwand Klarheit bezüglich Ist-Situation, Bedarf und eventuellem Sparpotenzial schaffen. Gerade für größere Anbieter wie beispielsweise SAP, Microsoft und Oracle gibt es spezialisierte Consulting-Unternehmen mit umfangreicher und aktueller Erfahrung im täglichen Umgang mit den komplexen Lizenzmodellen der entsprechenden Softwarehersteller.

Strategie und Policy: Keine IT-Strategie, die ihren Namen verdient, darf verabschiedet werden, ohne eine Plattform-, Infrastruktur- und Vendor-Strategie zu definieren. Ein solcher Rahmen erlaubt es dem Beschaffungswesen und den SAM-Verantwortlichen, in einem geordneten Rahmen und damit auch in geregelten Kostenbahnen zu agieren. Ein Beispiel für solche Richtlinien ist die für größere Firmen übliche, sogenannte "Dual-Vendor-Strategie" im dezentralen Bereich. Diese bestimmt beispielsweise, dass immer zwei Unix-Betriebssysteme im Einsatz sind oder stets zwei Datenbank- und Application-Server-Produkte verwendet werden. Weitere Beispiele sind die konsequente Verwendung von Produkten bestimmter Hersteller für definierte Anwendungsbereiche wie Back Office oder Sales, die Verwendung von Open-Source-Software für den Online-Bereich oder auch die Beschränkung auf einen einzigen Hersteller.

Schauen Sie voraus: Neue Technologien wie Virtualisierung, die Möglichkeiten von IaaS, SaaS oder PaaS im Bereich Cloud Computing und andere innovative Lizenzmodelle bieten neue Chancen, die Lizenzproblematik zu entschärfen. Es ist jedoch weder nötig noch ratsam, neue Lizenzmodi vorschnell als erstes Unternehmen einzuführen, entsprechende Entwicklungen sollten allerdings regelmäßig und genau betrachtet werden. Zudem ist es sinnvoll, die eine oder andere Möglichkeit mit allen Eventualitäten bis ins Detail durchzurechnen. (mb)