Forderung nach Revisionssicherheit ist "Mythos"

Abschied vom Papierarchiv

Eingescannte Papierdokumente sind ebenfalls digital unveränderbar vorzuhalten. Entsprechen Verfahren und Prozesse den GoB/GoBS, dürfen die Originale nach dem Scannen vernichtet werden - zumindest wenn sie nicht nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahren sind. Die Ausgestaltung des Scanprozesses ist zu dokumentieren und ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation.

Prinzipiell lassen sich die Anforderungen an die maschinelle Auswertbarkeit der Daten durch verschiedene GDPdU-konforme Lösungen erfüllen. Dazu gehören beispielsweise die Systeme für Enterprise-Content-Management (ECM) des Stuttgarter Softwareherstellers ELO Digital Office, von der Einstiegslösung ELOoffice bis zu den ECM-Suiten für Mittelstand und Großunternehmen ELOprofessional bzw. ELOenterprise. "Wir arbeiten eng mit Experten zusammen, um unseren Kunden eine zuverlässige Basis für die gesetzeskonforme Archivierung ihrer Daten bereitzustellen. Sofern sie die vorgeschriebenen Verfahren einhalten, besteht kein Anlass, die digitale Betriebsprüfung zu fürchten", erklärt dazu Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer bei ELO Digital Office.

Kein System garantiert Revisionssicherheit

Es gibt keine Systeme, die Revisionssicherheit gewährleisten können. Vielmehr sind sie dazu jeweils nur im Verbund mit den vorgeschriebenen Verfahren in der Lage. Unveränderbarkeit der Daten bezieht sich also auf das nahtlose Zusammenspiel von IT-Systemen und Verfahren. Diese sind in der sogenannten Verfahrensdokumentation aktuell und lückenlos darzulegen. Diese Art "Gebrauchsanweisung" definiert die Struktur der Ablage und dient dem Nachweis, dass die Anforderungen von HGB, AO und GoBS für die Aufbewahrung von Daten und Belegen erfüllt sind.

Ein Buchführungs- bzw. Archivierungssystem kann demnach nur im Einzelfall bei einer Außenprüfung in Bezug auf seine Ordnungsmäßigkeit geprüft werden. Im Übrigen lehnt das BMF eine Zertifizierung jedweder Systeme oder Verfahren im Bereich der Betriebsprüfung ab, um dem Missbrauch für Werbezwecke vorzubeugen. Zertifikate hätten ohnehin nur zeitpunktbezogene Gültigkeit, da jede Änderung in Bezug auf Release-Wechsel, Customizing, Update oder Patch neu validiert werden müsste. Nicht zuletzt hängt eine ordnungsgemäße Buchführung auch von der korrekten, vollständigen Dateneingabe ab. (mje)

Mit Material von Sabina Merk / Pressebüro Merk