Einblicke ins Zero-E-Mail-Projekt bei Atos

Technik und Organisation: Die Rahmenbedingungen

Auch rechtlich, technisch und organisatorisch bedeutet die Umsetzung der Zero-E-Mail-Vorgabe viel Arbeit und Umstellung. Das Unternehmen und die Arbeitnehmervertretungen diskutierten zahlreiche Aspekte der Nutzung der Technologien. Zu Beginn erwies es sich als schwierig, dass der Verhandlungsgegenstand für alle Seiten neu und unbekannt war. In einer ersten Vereinbarung erstellten die Verantwortlichen zunächst Leitlinien, die sie bei Bedarf nachjustierten. Kernthema war die Frage der Freiwilligkeit der Nutzung. Es zeigte sich, dass nationale rechtliche Vorgaben einem solchen internationalen Ziel im Weg stehen können. Deswegen müssen Informationen, die der Arbeitgeber nachweislich an alle Mitarbeiter kommunizieren muss, weiterhin per E-Mail geschickt werden.

Die Verhandlungen mit den Arbeitnehmervertretern dauerten länger als ursprünglich angenommen. Das lag zum Beispiel daran, dass zu Beginn des Projekts manche Verhandlungsdetails noch nicht feststanden, etwa welches ESN zum Einsatz kommt und wie es in den Arbeitsalltag integriert wird. Auch erleichtert die Auffindbarkeit eines Mitarbeiters in einem offenen System zwar die Suche nach Expertise, sie hat jedoch eine Kehrseite: Diese Transparenz darf nicht zum Nachteil des Mitarbeiters ausgelegt, seine Arbeitskraft nicht überstrapaziert werden. Ebenso darf für ihn kein Nachteil entstehen, wenn er nicht Mitglied in bestimmten Communitys ist. Mit interessanten Inhalten und intuitiver Bedienung soll die Technologie die Nutzer überzeugen, so dass diese nach einer Eingewöhnungszeit selbst den Weg ins ESN wählen. Dafür ist jedoch Ausdauer und viel Überzeugungsarbeit nötig.