ECM Informationsmanagement: DM-Systeme, Groupware und Co.

Arbeitsprozesse verbessern - Workflow Management

Workflow ist der „Arbeitsfluss“ in einem Unternehmen, der zum Teil - aber mit erweiterten Funktionen - auch als Business Process Management bezeichnet wird. ECM-Lösungen sollen hier helfen, Arbeitsprozesse weniger stur an Anwendungen auszurichten, sondern an Inhalten und spezifischen Anforderungen - und sie so zu optimieren.

Die Grafik unten zeigt das Beispiel eines Workflows. Daran lassen sich bestimmte allgemeine Eigenschaften zeigen. So ist ein Workflow aus bestimmten Aktivitäten aufgebaut, die sich auf Teile eines Geschäftsprozesses oder andere Unternehmensvorgänge beziehen. Die einzelnen Aktivitäten stehen in Abhängigkeit zueinander. In dem Beispiel durchläuft das beteiligte Dokument bis zur Freigabe verschiedene Stationen im Unternehmen.

Mit Workflow-Management lassen sich solche Arbeitsprozesse beschleunigen und einfacher, weniger fehlterträchtig und billiger machen. Ziel ist eine weitgehende Automatisierung der Abläufe des Verarbeitungsvorgangs mit Einbindung aller dafür nötigen Ressourcen. Dieses Ziel wird konkret mit Workflow-Software umgesetzt.

Moderne Workflow-Lösungen bieten ein breites Spektrum an Funktionen, so etwa die übersichtliche Abbildung der betrieblichen Abläufe, das Visualisieren aller wichtigen Prozesse, die parallele und sequentielle Bearbeitung von Vorgängen und die Kontrolle und Dokumentation aller Bearbeitungsstände. Wichtig bei der Einführung von Workflow-Systemen ist der aktive Einbezug der Mitarbeiter, denn sie müssen die Werkzeuge effektiv und überzeugt nutzen.