ECM Informationsmanagement: DM-Systeme, Groupware und Co.

Die Effizienz der Gruppe - Collaboration und Groupware

Collaboration soll die effiziente Zusammenarbeit von Mitarbeitern in Unternehmen fördern. Entsprechende ECM-Tools haben sich aus Groupware-Software wie Desktop-Sharing, Web Conferencing und virtuellen Projekträumen entwickelt. Gemeinsam ist diesen Werkzeugen, dass sie die Gruppenarbeit in Unternehmen gezielt fördern und unterstützen.

Beispielsweise sollten sich mit den Tools Informationsbasen generieren lassen, die gemeinsam intern und extern genutzt werden können. Die Daten sollten gemeinsam und gleichzeitig bearbeitbar sein und es sollten Verwaltungskomponenten wie Terminpläne oder Daten zum Projektmanagement enthalten sein. Von diesen Groupware-Aktivitäten profitieren vor allem Unternehmen, die mit regional oder international verteilten Teams arbeiten.

Grob kann man Collaboration in zwei Segmente aufteilen. Die synchrone und die asynchrone Zusammenarbeit. Bei der asynchronen Collaboration erfolgt die Zusammenarbeit zeitlich versetzt. Typisches Beispiel ist die E-Mail, bei der die Gesprächspartner nicht in Echtzeit kommunizieren müssen. Ein anderes Beispiel sind Wikis oder Whiteboards, die ebenfalls zeitlich versetzt beschrieben und gelesen werden können.

Der Vorteil der asynchronen Kommunikation ist, dass die beteiligten Mitarbeiter über eine lange Zeitspanne unabhängig voneinander arbeiten können und die Ergebnisse nicht sofort veröffentlichen müssen. Von Vorteil ist die asynchrone Zusammenarbeit auch für global agierende Unternehmen, deren weltweit verteilte Mitarbeiter auf Grund der unterschiedlichen Zeitzonen nicht zur gleichen Zeit kommunizieren können. Auch die Netzwerk-Bandbreite wird geschont, wenn nicht gleichzeitig mehrere Partner die Leitung belasten.