Cloud Computing beim Deutschen Anwaltsverein

Dokumenten-Lifecycle-Management für Anwälte und Notare

Für Berufsgeheimnisträger gelten nach §203 Strafgesetzbuch (StGB) besondere Sorgfaltspflichten im Umgang mit Daten und Dokumenten. Wie sich diese auch in der Cloud einhalten lassen, zeigt ein Projekt beim Deutschen Anwaltverein (DAV).

Unter dem Projektnamen doculife Law hat der IT-Dienstleister T-Systems eine Dokumenten-Lifecycle-Management-Lösung erarbeitet, die den besonderen Anforderungen der rund 160 000 Anwälte und Notare in Deutschland entspricht. davit (Arbeitsgemeinschaft Informationstechnologie des DAV Deutschen Anwaltverein) ist erste Kooperationspartnerin. Mit dem Public-Cloud-Projekt bewarb sich die T-Systems International GmbH um den Best in Cloud Award der COMPUTERWOCHE in der Kategorie Software as a Service.

Das Einsatzszenario

Die Anwendung doculife von T-Systems ist eine fachbereichsübergreifend branchenunabhängig einsetzbare Cloud-Lösung für das Dokumenten-Lifecycle-Management. Die hohen Sicherheits- und Performance-Anforderungen der juristischen Berufe an eine solche Plattform stellten eine besondere Herausforderung zu Beginn des Projektes dar. So musste die Lösung Standards in der Produktion mit den Anforderungen an ein modernes Cloud-Projekt verbinden und so gestaltet sein, dass Anwender nicht in den Verdacht der Verletzung von Privatgeheimnissen nach §203 StGB kommen.

Dazu und zur Wahrung des Beschlagnahmeschutzes, musste neben vielen anderen Anforderungen sichergestellt werden, dass unterschiedliche Kundencluster physikalisch auf den Server- und Storage-Systemen getrennt betrieben werden und zu keiner Zeit eine gegenseitige Kompromittierung zwischen einzelnen Kunden möglich ist.

Die Cloud-Lösung

Der doculife-Service wurde auf einer VMware-Plattform in einem deutschen Rechenzentrum realisiert, mit einer Archivfunktion als zentraler Bestandteil der Lösung. Das Projekt wurde in enger Zusammenarbeit mit der Document Future AG durchgeführt, die für die Entwicklung der doculife Software zuständig ist. Die wichtigsten Funktionen und Charakteristika der Lösung im Überblick:

  • Dokumentenmanagement System,

  • automatisiertes Input Management mit automatisierter Volltexterkennung und Indexierung,

  • Einzel- und Batch-Import von elektronischen Dokumenten,

  • Langzeitarchivierung im Einklang mit den gesetzlichen Archivierungspflichten und Datenschutzbestimmungen ,

  • Versionierung,

  • zentrale Ablageorganisation nach inhaltlichen Kriterien,

  • Intelligente Such-, Preview- und Browsing-Funktionen,

  • Interoperabilität,

  • Outlook- und Office-Arbeitsplatzintegration,

  • Zugriff über Web-Browser,

  • iPad- und iPhone-Integration sowie

  • Skalierbarkeit durch einfaches Zubuchen von Leistungen.