Dokumenten-Lifecycle-Management für Anwälte und Notare

Die Technik

Bei der technischen Umsetzung stand neben hoher Verfügbarkeit und Performanz sämtlicher Funktionen vor allem die Absicherung des Betriebes der Lösung und ihrer Nutzung durch Rechtsanwälte und Notare im Vordergrund. Im Einzelnen wurden unter anderem folgende Maßnahmen vom Projekt-Team konzipiert und umgesetzt:

• Hosting im hochsicheren, nach ISO27001 zertifizierten Rechenzentrum von T-Systems,

• redundante, getrennte Speicherung aller archivierten Daten,

• revisionstaugliche Speicherung von Archivdaten,

• verschlüsselte Speicherung aller Daten in den Storage- und Archivsystemen,

• synchronisierbare Rechteverwaltung,

• Datenverkehr via SSL mit 128/256 Bit-Verschlüsselung,

• Sicherheits-Konzept mit umfassenden Recovery-und Datensicherungs-Prozessen sowie

• intelligente Such-, Preview - und Browsing-Funktionen.

Der Business-Nutzen

Wichtigster Vorteil durch doculife Law sind die Zeit- und Kosteneinsparungen für die Angehörigen der rechtsberatenden Berufe durch effizientere Bearbeitungsprozesse. In den von zahlreichen Fristen geprägten juristischen Betriebsabläufen spielt die fristgerechte Bearbeitung von Vorgängen durch die Definition von Wiedervorlagen eine zentrale Rolle bei der Organisation des Arbeitsalltages.

Darüber hinaus sorgt das Gesetzes- und Compliance-konforme Akten- und Dokumentenmanagement für erhebliche Entlastung der Juristen von administrativen Tätigkeiten, etwa durch klare und übersichtliche Ablagestrukturen - bei Bedarf chronologisch geordnet. Die nahtlose Integration in MS Office/Outlook ermöglicht eine effizientere Kommunikation und hilft so, Flüchtigkeitsfehler aus Zeitmangel zu vermeiden.

Das flexible Berechtigungssystem stellt sicher, dass die Verhältnismäßigkeit von Zugriffskontrolle und Benutzerkomfort gewahrt bleibt. Hinzu kommen einfache Erweiterungsmöglichkeiten um Zusatzfunktionen wie etwa die elektronische Personalakte, De-Mail und der Einsatz der elektronischen Signatur. Auf der wirtschaftlichen Seite macht sich vor allem das Fehlen hoher Anfangsinvestitionen positiv bemerkbar.